• Digital етикет: правила поведінки під час відеоконференції

    • 25.12.2020
    • Опубліковано : admin
    • 0 Коментар
    • 109
    • Роздрукувати

    Відеоконференції у 2020 році фактично повністю замінили живі зустрічі, однак і цей формат має свої негласні правила. На фоні онлайн комунікації постає важлива складова взаємодії як digital етикет або цифровий етикет, що передбачає правила спілкування в цифровому просторі, спілкування без шкоди для себе і оточуючих. Дотримання правил цифрового етикету є не менш важливим, ніж дотримання норм класичного етикету. Однак складність полягає у відсутності кодифікації сучасних норм. Вони залежать від думки більшості і стають колективно-збиральними правилами про те,- «як треба». Тож, сьогодні ми розглянемо шляхи, як підготуватися до відеодзвінків і проводити їх з комфортом для всіх учасників.

    Насправді чарівного алгоритму, яка відразу зробить спілкування в мережі правильним, не існує. Прийоми спростять розуміння, але тільки прийняття людей з різною картиною світу зробить вашу роботу комфортною. Рекомендується завжди позначати, які способи спілкування найбільш зручні, пропонувати різні варіанти і вибирати альтернативні, щоб врахувати інтереси всіх сторін.

    Коли ми збираємося щось сказати співрозмовнику – незалежно від того, пишемо або говоримо, – потрібно задати собі питання «навіщо?». Існує класична структура комунікації:

    • Мета – навіщо ми доносимо цю інформацію до співрозмовника і що це дає обом сторонам розмови
    • Ціль – задум, в чому суть вашого повідомлення
    • Вибір форми – як ви збираєтеся донести свою думку до співрозмовника
    • Реакція – як може відреагувати людина

    Відповідь людини передбачити складно, однак потрібно заздалегідь обміркувати, які вирази можуть бути сприйняті неоднозначно, і вирішити, як знизити ризик непорозуміння. До переговорів з допомогою відеозв’язку, як і до звичайних зустрічей, потрібно підготуватися. Щоб ваш день не перетворився на суцільний зум-колл, заздалегідь позначте час, коли ви можете говорити, і визначте, як довго буде тривати конференція. Це дозволить вам побудувати конструктивну розмову і не витрачати свій і чужий час даремно.

    Ключові технічні та організаційні етапи підготовки до розмови через відеозв’язок

    1. Перевірити технічні налаштування і протестувати зв’язок

    Це дозволить вам уникнути збоїв і зривів розмови, яку згодом доведеться перенести через проблеми зі зв’язком. Переконайтеся, що мікрофон і камера справно працюють, для цього можна зробити тестовий дзвінок з одним із колег.

    1. Зарядити ноутбук і телефон

    Подбайте про зарядку заздалегідь, щоб ваша розмова раптово не перервалася.

    1. Попередити про час

    Поважаючи чужий час, ми бережемо свій. Повідомте всім учасникам, скільки триватиме зустріч.

    1. Попередити про записи дзвінка на відео або на диктофон

    Співрозмовника потрібно попередити про записи розмови і відразу пояснити, з якою метою ви плануєте використовувати запис. Якщо хтось проти, варто узгодити з ним інший варіант комунікації.

    1. Не спізнюватися або попереджати заздалегідь

    Пунктуальність ніхто не відміняв. Як і раніше потрібно шанобливо ставитися до свого і чужого часу і не змушувати співрозмовників чекати вас.

    1. Вибрати модератора зустрічі

    Повинен бути один ведучий, який пояснює всім мету зустрічі, представляє учасників і завдання кожного, стежить за часом і темою дискусії.

    1. Організувати простір

    У вашому «домашньому офісі» виберіть тихе місце, бажано з нейтральним фоном, щоб ніщо не відволікало від розмови.

    Перейшовши вже безпосередньо до розмови, варто:

    1. Ставити запитання і чути відповіді

    Правильно поставлені запитання допоможуть структурувати розмову, а вміння чути дозволяє вловлювати суть.

    1. Передавати спочатку суть, потім деталі

    На початку заявіть про головне, а потім переходите до подробиць, щоб не плутати співрозмовника і відразу зазначте тему розмови.

    1. Зберігати спокій

    Якщо під час розмови градус підвищується, а люди намагаються переконати один одного у власній точці зору, перемикайте фокус. Зберігайте нейтралітет як модератор і запропонуйте повернутися до цієї теми пізніше або вирішити питання в іншому форматі.

    1. Підвести підсумки

    Підведіть підсумки, позначте терміни і порядок подальших дій.

    1. Зателефонувати повторно

    Якщо з якихось причин ви вимушені були перервали розмову і пообіцяли передзвонити – виконайте обіцянку!

    Під час відеоконференції дотримуватися такого алгоритму дій:

    1. Представити один одному учасників, озвучити їх ролі, окреслити рамки

    Якщо в групі з’являються нові люди, їх потрібно представити і обов’язково позначити ролі. Поясніть, хто і про що буде говорити. Іноді людину запрошують на відеоконференцію, де вона нічого не говорить, їй ніяково вийти, а запитати, навіщо її запросили – соромиться. Тому заздалегідь обміркуйте доцільність присутності кожного учасника.

    1. Не користуйтесь мікрофон, якщо не збираєтеся говорити

    Включайте мікрофон, тільки коли говорите, в інших випадках зовнішні звуки можуть перешкодити тому, хто говорить. Особливо, якщо паралельно ви розмовляєте з іншою людиною і це чують учасники.

    1. Дивіться в камеру, а не на колегу

    За звичкою ми часто дивимося на своє зображення, проте з боку здається, що погляд спрямований в бік і учасник відвернений. Щоб встановити контакт із співрозмовником, краще дивитися в камеру: так буде ясніше, що ви не відволікаєтеся і звертаєтеся саме до нього.

    1. Вчасно вступати в розмову і закінчувати її

    Дотримуйтесь регламенту і намагайтеся не затримувати інших. Якщо розумієте, що вам потрібно трохи більше відведеного часу, вибачтеся і попередьте про це або ж запропонуйте альтернативний варіант – наприклад, надіслати частину матеріалів поштою.

    1. Дотримуватися відведеного часу

    Намагайтеся завжди рухатися за заздалегідь узгодженим розкладом, щоб не затягувати розмову і дати можливість іншим висловити свою думку.

    1. Вгамувати хвилювання

    Перебороти хвилювання під час розмов вкрай складно; якщо ви розумієте, що не справляєтеся зі своїми емоціями, не бійтеся сказати про це.

    Додаткові поради для комфортного спілкування під час відеозв’язку

    1. Пишіть докладну інструкцію і відправляйте її до зустрічі

    Надішліть всім учасникам розмови докладну інструкцію з регламентом, позначте, які теми будуть порушуватися, хто і коли буде відповідати, в якій частині розмови можна буде ставити питання. Це дозволить заощадити час на початку зустрічі.

    1. Заздалегідь перевіряйте за допомогою тесту, чи все працює

    Якщо у вас якісь несправні проблеми зі звуком або зі зв’язком, потрібно заздалегідь про це попередити, щоб ваше раптове зникнення не викликало непорозуміння.

    1. Не бійтеся відмовитися від відео

    Не варто соромитися невідповідного фону або свого зовнішнього вигляду: важливіше ваша конструктивна участь у зустрічі. Якщо ж відчуваєте, що без відео вам комфортніше, не бійтеся відмовитися від нього і запитайте інших: «Ви не проти, якщо я приєднаюся без відео? Зараз мені так буде зручніше». Цифровий етикет стосується і питань комфорту також.

    Отже, цифровий етикет – це не перелік строгих правил про те, як можна і не можна, а загальноприйняті норми, які дозволять вам зробити спілкування через відеозв’язок максимально зручним і комфортним. Щоб налаштуватися на роботу і не відволікатися на сторонні речі під час розмови, потрібно правильно організувати простір. Причому зробити це можна за один день!

    Матеріал підготовлений в рамках проєктуІнструменти розвитку місцевої активності в умовах кризи” , що реалізується Інститутом соціокультурного менеджменту за фінансової підтримки Black Sea Trust for Regional Cooperation a project of the German Marshall Fund

    Інформація узагальнена з різних Інтернет ресурсів.

    Відповідальність за інформацію, наведену у матеріалі, несуть автори.

Немає коментарів

Додати коментар

Ваша електронна адреса не буде опублікована. Обов'язкові поля позначені *

Календар подiй

Січень
2021
П
В
С
Ч
П
С
Н
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Лютий
2021
П
В
С
Ч
П
С
Н
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
Березень
2021
П
В
С
Ч
П
С
Н
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Квітень
2021
П
В
С
Ч
П
С
Н
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Травень
2021
П
В
С
Ч
П
С
Н
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Червень
2021
П
В
С
Ч
П
С
Н
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Липень
2021
П
В
С
Ч
П
С
Н
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31

Найближчі події

Вiдео

Комунікативна зустріч смт. Нова Прага Кіровоградська обл.

Дискримінація жінок - чи існує вона в реальності?

Досвід один на мільйон!

ПІДТРИМАТИ НАШУ ДІЯЛЬНІСТЬ

Найменування юридичної особи – Громадська організація “Кіровоградське обласне об’єднання громадян «Інститут соціокультурного менеджменту”.

Код ЄДРПОУ – 26114563.

Номер рахунку -UA523052990000026008015106552

Призначення переказу – Безповоротна фінансова допомога