• Пресс – конференция *

    • 29.07.2010
    • Опубліковано : admin
    • 0 Коментар
    • 43
    • Роздрукувати

    М. Поплавский в книге “Азбука Паблик Рилейшнз’ 97” так описывает методику подготовки и проведения пресс-конференции:

    Одной из наиболее эффективных форм связи с общественностью является пресс-конференция. Вопрос состоит в том, как организовать ее, чтобы она имела надлежащий резонанс в средствах массовой информации … Успех пресс-конференции определяется не столько количеством публикаций о ней, сколько характером этих публикаций.

    Есть целый ряд классических требований к организации и проведению пресс-конференций, однако нередко успех зависит от неординарных ситуаций, которые, безусловно должен предусмотреть специалист по ПР…

    Вежливость, гостеприимство, хорошие манеры – неотъемлемые требования поведения организаторов. Приглашенные должны чувствовать себя, прежде всего, желанными участниками этой акции. Внимательное, доброжелательное отношение к ним предусматривает одновременно и необходимость строгого соблюдения ими соответствующего регламента как в официальной части пресс-конференции, так и позже, на коктейле или фуршете…

    Важно, чтобы на пресс-конференции не осталось без ответа ни одного вопроса. Даже в том случае, когда прямой ответ на вопрос журналистов невозможен или нежелателен, избегать его нельзя. Лучше заверить репортеров в том, что исчерпывающий ответ на вопрос они получат на следующей встрече.

    Ведущий пресс-конференции обязан внимательно следить за тем, чтобы была предоставлена возможность всем желающим задать вопрос… Только после этого, если позволяет время, особенно активные корреспонденты могут задать еще вопрос…

    Приглашение журналистов на пресс-конференцию осуществляется в разных формах. Это может быть устное приглашение на уровне личностно-делового общения непосредственно или по телефону.

    Можно позвонить редакторам отделов новостей или главным редакторам изданий или пригласить персонально.

    И, наконец, можно обратиться к информационным агентствам с просьбой, сообщить в материалах, которые рассылаются, о предстоящей пресс-конференции. Письменное приглашение (что является, безусловно, лучшей формой подготовки) посылается так, чтобы приглашенные получили его за 5-7 дней до проведения пресс-конференции.

    В приглашении следует четко обозначить тему пресс-конференции, желательно указать имена докладчиков. Могут быть изложены определенные подробности для того, чтобы заинтересовать, вызвать желание принять участие в ней. Точно указывается дата, время и место проведения мероприятий, контактные телефоны пресс-службы.

    Каждая организация … ориентируется на определенный контингент граждан, (электорат), который заинтересован получить информацию из первых рук. Так, каждая газета, радиопрограмма, каждый телеканал имеют свою аудиторию, своих потребителей информации.

    Поэтому нелогично приглашать на пресс-конференцию представителей газет, читателей которой не интересует обсуждаемая проблема…

    Очень важно удачно назначить день проведения пресс-конференции, чтобы он не совпадал по времени с другим важным событием в политической, общественной или культурной жизни. В организации пресс-конференции мелочей не бывает. Так, за пол часа около входа в зал, за столом, проводится регистрация приглашенных согласно соответствующих документов. Зарегистрировавшись, гости получают пресс-релизы и фотографии. Важно не допускать очередей…

    На столе, за которым сидят докладчики или выступающие, перед каждым должна стоять табличка с указанием имени и фамилии… Шрифт должен быть четким, разборчивым, соответствующего размера.

    Успех конференции во многом зависит от организаторских способностей, опыта председательствующего. Если он не владеет искусством говорить, выступать, убедите его ограничиться коротким словом, не вдаваясь в подробности…

    Начало конференции не должно задерживаться более, чем на десять минут. Тех, кто опоздал, особенно съемочные группы с их аппаратурой, организаторы пропускают в зал в паузах (между выступлениями, между вопросами-ответами) и лишь по одному…

    Не избегайте ответов на вопросы, т.к. может создаться впечатление, что вы что-то скрываете. Журналисты бывают дотошными, если хотят добыть необходимую им информацию, проявляя и демонстрируя недружелюбное отношение. В таких случаях держитесь уверенно и спокойно, отвечайте коротко и корректно, избегайте неофициального тона, манер…

    На пресс-конференциях руководители разного уровня, деятели искусства, политики имеют реальный шанс повысить свой рейтинг, утвердить свой имидж, хотя здесь безусловно имеется риск утратить их.

    Конечно, руководитель пресс-службы, владеющий искусством проведения пресс-конференции, общения с журналистами и корреспондентами, – большое приобретение для фирмы, учреждения, социальной институции вообще. Однако там, где такими способностями и навыками владеет руководитель учреждения по нормам, принятым в практике ПР, конференцию должен проводить представитель пресс-службы. Роль и задачи первого лица – отвечать на вопросы журналистов… “.

    Итак, пресс-конференция – способ заставить журналистов из разных СМИ прийти к вам.

    Рекомендации по подготовке и проведению пресс-конференций

    1.      Определите тему. Она должна быть актуальной, содержать в себе элемент
    новизны и вызывать интерес у определенной группы граждан.

    Формулируя тему, полезно задать себе вопросы:

            относится ли предмет пресс-конференции к тем вопросам, которые вызывают общий интерес у аудитории?

            является ли тема такой конференции новостью для СМИ?

            есть ли в предполагаемом обсуждении противоречия, которые позволят иметь разные точки зрения, что вызовет много дополнительных вопросов и позволит вам выразить свою точку зрения полно и обоснованно?

            развиваются ли события вашей организации настолько быстро, что пресс-конференция является единственным средством держать СМИ в курсе дела?

    2.     Проводите тщательную подготовку к пресс-конференции. Предусмотрите
    заранее вопросы, которые вам будут задавать. Для этого:

          изучайте материалы других пресс-конференций, постарайтесь поставить себя на
    место человека, которому задают вопросы; дифференцируйте вопросы на
    “дружелюбные” и те, которые несут враждебный оттенок. Как бы вы вели себя в
    этой ситуации? Как ответили бы?

            пригласите ваших коллег, друзей, членов семьи и попросите их задавать вопросы о вашем деле, при этом не ставьте никаких ограничений, призовите их критиковать все, что им не понравится в вашем выступлении и ответах.

            если тема затрагивает специфические проблемы, и на конференции будут присутствовать репортеры из отраслевых, специализированных журналов, проявите заботу о том, чтобы на конференции присутствовал ваш эксперт, который в нужный момент может дать быстрый краткий и точный ответ на специальный вопрос;

            выберите подходящую дату проведения конференции. Обычно наиболее подходящими днями недели считаются дни со вторника по пятницу. Проверьте, не запланировано ли у СМИ посещение других подобных мероприятий;

            подготовьте дополнительные материалы, которые помогут журналисту при подготовке его репортажей и сообщений (пресс-релиз: подборка, содержащая информационные или очерковые материалы, фотографии); пригласите представителей прессы.

           позвоните за день, два до конференции представителям прессы, чтобы уточнить получили они приглашение и планируют ли в ней участвовать;

           подготовьте помещение, в нем должно быть достаточно стульев для всех участвующих в пресс-конференции. Участникам встречи должно быть удобно делать записи, слушать и задавать вопросы.

    3.    Держите ход проведения пресс-конференции в своих руках. Для любой пресс-
    конференции существуют определенные правила ее проведения. Вот некоторые из них:

           докладчик обычно зачитывает текст краткого заявления, в котором говорится о причинах проведения такого мероприятия;

           репортеров приглашают задавать вопросы докладчику (рядом находится один, два эксперта, которые понадобятся ему для ответа на специальные вопросы);

           вопросы задаются по очереди;

           репортеры должны придерживаться объявленной темы.

    Даже тогда, когда вы следуете установленным правилам и стандартам проведения пресс-конференции, всегда имеется вероятность появления нежелательных моментов.

    Во избежание их:

           откажитесь от втягивания вас в споры, дискуссии, дебаты;

           замедляйте темп задаваемых вопросов, давая обстоятельные ответы на некоторые из них;

           не пользуйтесь негативными репликами;

           постарайтесь ограничить встречу 30 минутами. Начинайте вовремя. Вовремя заканчивайте.

    4.    После окончания пресс-конференции немедленно удаляйтесь. Если кто-либо
    из репортеров выразил желание встретиться с вами после встречи, не соглашайтесь на
    это. Неэтично, чтобы один из журналистов имел частную пресс-конференцию.

     

     *    Азарова Т.В., Абрамов Л.К. Общественно – деловые отношения НГО – Кировоград: ЦПТИ, 1999. – 80 с., глава 2. 

Немає коментарів

Додати коментар

Ваша електронна адреса не буде опублікована. Обов'язкові поля позначені *

Календар подiй

Липень
2024
П
В
С
Ч
П
С
Н
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Серпень
2024
П
В
С
Ч
П
С
Н
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Вересень
2024
П
В
С
Ч
П
С
Н
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Жовтень
2024
П
В
С
Ч
П
С
Н
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Листопад
2024
П
В
С
Ч
П
С
Н
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Грудень
2024
П
В
С
Ч
П
С
Н
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Січень
2024
П
В
С
Ч
П
С
Н
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31

Найближчі події

ПІДТРИМАТИ НАШУ ДІЯЛЬНІСТЬ

Найменування юридичної особи – Громадська організація “Кіровоградське обласне об’єднання громадян «Інститут соціокультурного менеджменту”.

Код ЄДРПОУ – 26114563.

Номер рахунку -UA523052990000026008015106552

Призначення переказу – Безповоротна фінансова допомога