Одной из форм систематизированной связи НГО со средствами массовой информации, особенно с газетами, журналами являются пресс-релизы.
ПРЕСС-РЕЛИЗ – это сообщение для прессы, в котором кратко описывается событие и сообщается, куда обратиться за подробной информацией.
Пресс-релизы имеет каждая редакция, и предпочтение отдается тем сообщениям, которые выполнены на высоком профессиональном уровне: отличаются точностью и лаконичностью изложения, содержат конкретные факты, вызывающие у читателя интерес.
Пресс-релиз – это, по сути, рассказ о новостях. Это может быть краткое сообщение о создании новой общественной организации, о гранте, полученном от организации, фонда, информация об итогах деятельности волонтеров, о тех услугах, которые получили клиенты организации и пр.
Главное назначение пресс-релиза – дать СМИ информацию, которая вызовет интерес у потенциальных клиентов организации и поднимет ее престиж. В качестве иллюстрации приведем два пресс-релиза:
Психологическая служба • подросткам
Адрес-Номер телефона: Сотрудник для связи:
Пресс-релиз
(дата)
“Психологическая служба помогает подросткам”
Проблема суицида озадачила местные власти и общественность. По сравнению с предыдущим годом количество самоубийств среди молодежи в возрасте 13-17 лет увеличилось на 3,7%,
Что приводит подростков к добровольному уходу из жизни? Некоторые винят школу, которая наносит вред психическому здоровью воспитываемых, проявляя безразличие к их нуждам. Другим причина видится в недостатках семейного воспитания, третьи источник проблемы находят в негативном воздействии низкопробной продукции, заполонившей экраны ТV. Вместе с тем все едины во мнении: – подростки чувствуют себя незащищенными, одинокими, ненужными из-за неумения общаться, решать конфликтные ситуации. Независимая ассоциация психологов открыла в нашем городе центр, в котором для подростков проводятся психологические практикумы по эффективной организации общения.
По свидетельству участников, прошедших тренинг, они изменили свои жизненные позиции, ценности, и взяли контроль над своей жизнью в свои руки. Опытные психологи помогли детям мобилизовать сознательные и бессознательные ресурсы психики для формирования жизнеутверждающей позиции,
А вот пример пресс-релиза, сообщающего о типичном проекте, проводимом при содействии организации Rural Асtion for the Еnvironment:
Пресс–релиз
(дата)
Rural Action for the Environment
Адрес:
Номер телефона:
Сотрудник для связи:
“Дикие животные – добро пожаловать в Шинфорд”
Лягушкам отныне не надо искать себе место жительства – у них теперь есть восстановленный пруд в деревне Шинфорд. Другие животные могут поселиться на участке около церкви, Стена вокруг него тоже недавно восстановлена. Члены приходского совета и церковного совета деревни Шинфорд провели работы благодаря гранту на 800 фунтов предоставленному организацией Rural Action for the Еnvironment.
Часть средств гранта использована на оплату профессионального каменщика, который восстановил частично разрушенную церковную ограду из известняка. Добровольцы очистили стену от плюща и сирени. Они выяснили, как поддерживать состояние стены в будущем. Средства гранта использованы также на консультации по поддержке места обитания для диких животных в этой деревне,
Как говорит Мари Браун, представитель приходского совета деревни Шинфорд: “Грант от организации Rural Action for the Environment действительно помог нам добиться всех этих улучшений”.
Первый абзац пресс-релиза – самый важный, в нем необходимо сообщить самые последние новости и ответить на пять главных журналистских вопросов:
– что происходит?
– кто это делает?
– где это происходит?
– когда это происходит?
– почему это происходит?
Обычно уже в первом предложении даются ответы на первые четыре вопроса. Например:
Абзацы, следующие за первым, называются “телом” сообщения. Их используют для уточнения, объяснения и подробного рассказа о тех явлениях, событиях, о которых говорилось в первом абзаце.
Правильно организовать подачу информации помогут карточки размером 9×15 см:
• на карточке напишите тему, которую вы хотите уложить в один абзац;
• под каждой темой напишите все, что к ней относится;
• если абзац окажется длинным, перепишите его несколько раз, пока он не сократится, максимум до четырех предложений, не более 20 слов каждое;
• разложите карточки по важности приведенной в них информации.
К последующему за первым абзацем тексту предъявляются следующие требования:
• Подавать детали в порядке их значимости и интереса, который они могут вызвать: в начале релиза подается более значимая информация.
• Форма изложения не должна быть тяжеловесной, она скорее должна напоминать рассказ очевидца.
• Предложения должны быть короткой и простой конструкции – опускайте многословные определения, но при этом никогда не жертвуйте фактами, составляйте предложения в стиле декларации: (“Как сообщает…Центр поддержки творческих инициатив приступил к работе по …”); меньше используйте придаточные конструкции (“Экологическое движение Украины, которое в этом году…); избегайте союзов “и” и “но”, попробуйте обойтись точкой или точкой с запятой.
• Абзацы должны быть короткими.
• Для каждой дополнительной детали используйте свой абзац. Такое построение позволит редактору перегруппировать абзацы, не меняя содержания внутри каждого из них, а также позволит в случае необходимости сократить текст сообщения.
• Выбирайте знакомые слова. Слова, которые понятны профессору института, могут оказаться незнакомыми для домохозяйки, продавца. Тщательно проверяйте написание и употребление терминов.
• Заголовок должен быть коротким, информативным и интересным. Удачный заголовок –половина успеха всего материала.
• Предпочитайте употреблять действительный, а не страдательный залог. Например: “Вчера открылась выставка”, а не “Выставка, открытая вчера”.
• Выраженные вами эмоции должны быть положительными.
• Избегайте аббревиатур.
• Используйте цитаты, они оживляют рассказ и делают его личностным.
Как должен выглядеть пресс-релиз?
– Используйте специальную бумагу для пресс-релизов или бумагу с соответствующим логотипом.
– Пользуйтесь машинкой, печатайте аккуратно.
– Ставьте дату.
– Если вы применяете ограничение, напечатайте ваши инструкции заглавными буквами в верхней части пресс-релиза.
– Всегда печатайте через два интервала, это позволит помощнику редактора вписать инструкции машинистке или наборщику.
– Оставляйте широкие поля (примерно 3 см) по обеим сторонам страницы, чтобы помощник редактора мог вписать свои замечания.
– Используйте бумагу формата А 4 (наиболее часто используемый формат).
– Никогда не переносите часть предложения на следующий лист: часто листы пресс-релиза поступают к разным наборщикам, и такие предложения могут вызывать сложности.
– Заголовок пресс-релиза должен быть простым, а не хитроумным (оставьте это редактору) –короткое предложение, выделяющее суть события.
– Пронумеруйте страницы пресс-релиза и, начиная со второй страницы и далее, проставьте контрольную строку – если пресс-релиз больше двух страниц, то в конце каждой страницы поставьте слова “см. далее”, которые являются общепризнанным указанием на то, что материал на данной странице не оканчивается.
– В конце текста пресс-релиза проставьте слово “Конец”.
– Всегда проставляйте имя и номер телефона (служебного и домашнего) составителя пресс-релиза: журналисты часто работают сверхурочно и для них может оказаться необходимым связаться с данным лицом для получения дополнительной информации.
– Предпочтительнее скреплять страницы пресс-релиза стиплером, а не скрепками.
– Не акцентируйте информацию при помощи жирного шрифта, подчеркивания и пр.; журналисты предпочитают сами определять, что является важным.
Наблюдение за пресс-релизом
Это столь же важно, как и написание пресс-релиза. Необходимо подготовить его за день-два до акции.
Выясните сроки подачи материалов в местных средствах массовой информации и постарайтесь не беспокоить звонками вне этих сроков.
Позвоните редактору отдела новостей, (или тому, с кем вы поддерживаете контакт) и поинтересуйтесь, не вышел ли в свет ваш пресс-релиз.
Если он не появился в печати (или ваш собеседник еще не видел его), то вкратце опишите содержание (постарайтесь заинтриговать) и отправьте еще один экземпляр по факсу.
Хорошо иметь список людей для контактов из числа специалистов вашего региона (например, журналистов, поднимающих проблемы связанные с экологией), постоянно обновляя его.
Внимательно следите за газетами, телепередачами и т. д., чтобы знать о происходящих событиях. Это поможет в составлении графиков, позволит избежать противоречащих друг другу сообщений.
Убедитесь, что контактирующие с вами представители средств массовой информации знакомы с вашей деятельностью и знают, в чем, вы хорошо разбираетесь. Они нуждаются в экспертах и будут обращаться к вам за консультацией.
Храните копии пресс-релизов и материалов, которые в них не вошли.
Пресс-релиз можно посылать в редакцию по поводу любого важного события жизни вашей организации. Если редакция и не всегда сможет воспользоваться этими материалами, все же регулярная информация от вас повысит шанс его опубликования. Случается так, что название вашего пресс-релиза оказывается созвучным главному материалу полосы.
Если ваши пресс-релизы будут отмечаться высоким профессионализмом, вы станете постоянным источником информации для редакции.
Название вашей организации запомниться читателю, что будет способствовать имиджу дела, которому вы служите.
Пресс-релиз обязательно вручается журналистам на пресс-конференциях. Только после вручения пресс-релиза присутствующим, можно посылать редакциям тех газет, представители которых не присутствовали на пресс-конференции.
* – Азарова Т.В., Абрамов Л.К. Общественно – деловые отношения НГО – Кировоград: ЦПТИ, 1999. – 80 с., глава 2.