Відеоконференції у 2020 році фактично повністю замінили живі зустрічі, однак і цей формат має свої негласні правила. На фоні онлайн комунікації постає важлива складова взаємодії як digital етикет або цифровий етикет, що передбачає правила спілкування в цифровому просторі, спілкування без шкоди для себе і оточуючих. Дотримання правил цифрового етикету є не менш важливим, ніж дотримання норм класичного етикету. Однак складність полягає у відсутності кодифікації сучасних норм. Вони залежать від думки більшості і стають колективно-збиральними правилами про те,- «як треба». Тож, сьогодні ми розглянемо шляхи, як підготуватися до відеодзвінків і проводити їх з комфортом для всіх учасників.
Насправді чарівного алгоритму, яка відразу зробить спілкування в мережі правильним, не існує. Прийоми спростять розуміння, але тільки прийняття людей з різною картиною світу зробить вашу роботу комфортною. Рекомендується завжди позначати, які способи спілкування найбільш зручні, пропонувати різні варіанти і вибирати альтернативні, щоб врахувати інтереси всіх сторін.
Коли ми збираємося щось сказати співрозмовнику – незалежно від того, пишемо або говоримо, – потрібно задати собі питання «навіщо?». Існує класична структура комунікації:
- Мета – навіщо ми доносимо цю інформацію до співрозмовника і що це дає обом сторонам розмови
- Ціль – задум, в чому суть вашого повідомлення
- Вибір форми – як ви збираєтеся донести свою думку до співрозмовника
- Реакція – як може відреагувати людина
Відповідь людини передбачити складно, однак потрібно заздалегідь обміркувати, які вирази можуть бути сприйняті неоднозначно, і вирішити, як знизити ризик непорозуміння. До переговорів з допомогою відеозв’язку, як і до звичайних зустрічей, потрібно підготуватися. Щоб ваш день не перетворився на суцільний зум-колл, заздалегідь позначте час, коли ви можете говорити, і визначте, як довго буде тривати конференція. Це дозволить вам побудувати конструктивну розмову і не витрачати свій і чужий час даремно.
Ключові технічні та організаційні етапи підготовки до розмови через відеозв’язок
- Перевірити технічні налаштування і протестувати зв’язок
Це дозволить вам уникнути збоїв і зривів розмови, яку згодом доведеться перенести через проблеми зі зв’язком. Переконайтеся, що мікрофон і камера справно працюють, для цього можна зробити тестовий дзвінок з одним із колег.
- Зарядити ноутбук і телефон
Подбайте про зарядку заздалегідь, щоб ваша розмова раптово не перервалася.
- Попередити про час
Поважаючи чужий час, ми бережемо свій. Повідомте всім учасникам, скільки триватиме зустріч.
- Попередити про записи дзвінка на відео або на диктофон
Співрозмовника потрібно попередити про записи розмови і відразу пояснити, з якою метою ви плануєте використовувати запис. Якщо хтось проти, варто узгодити з ним інший варіант комунікації.
- Не спізнюватися або попереджати заздалегідь
Пунктуальність ніхто не відміняв. Як і раніше потрібно шанобливо ставитися до свого і чужого часу і не змушувати співрозмовників чекати вас.
- Вибрати модератора зустрічі
Повинен бути один ведучий, який пояснює всім мету зустрічі, представляє учасників і завдання кожного, стежить за часом і темою дискусії.
- Організувати простір
У вашому «домашньому офісі» виберіть тихе місце, бажано з нейтральним фоном, щоб ніщо не відволікало від розмови.
Перейшовши вже безпосередньо до розмови, варто:
- Ставити запитання і чути відповіді
Правильно поставлені запитання допоможуть структурувати розмову, а вміння чути дозволяє вловлювати суть.
- Передавати спочатку суть, потім деталі
На початку заявіть про головне, а потім переходите до подробиць, щоб не плутати співрозмовника і відразу зазначте тему розмови.
- Зберігати спокій
Якщо під час розмови градус підвищується, а люди намагаються переконати один одного у власній точці зору, перемикайте фокус. Зберігайте нейтралітет як модератор і запропонуйте повернутися до цієї теми пізніше або вирішити питання в іншому форматі.
- Підвести підсумки
Підведіть підсумки, позначте терміни і порядок подальших дій.
- Зателефонувати повторно
Якщо з якихось причин ви вимушені були перервали розмову і пообіцяли передзвонити – виконайте обіцянку!
Під час відеоконференції дотримуватися такого алгоритму дій:
- Представити один одному учасників, озвучити їх ролі, окреслити рамки
Якщо в групі з’являються нові люди, їх потрібно представити і обов’язково позначити ролі. Поясніть, хто і про що буде говорити. Іноді людину запрошують на відеоконференцію, де вона нічого не говорить, їй ніяково вийти, а запитати, навіщо її запросили – соромиться. Тому заздалегідь обміркуйте доцільність присутності кожного учасника.
- Не користуйтесь мікрофон, якщо не збираєтеся говорити
Включайте мікрофон, тільки коли говорите, в інших випадках зовнішні звуки можуть перешкодити тому, хто говорить. Особливо, якщо паралельно ви розмовляєте з іншою людиною і це чують учасники.
- Дивіться в камеру, а не на колегу
За звичкою ми часто дивимося на своє зображення, проте з боку здається, що погляд спрямований в бік і учасник відвернений. Щоб встановити контакт із співрозмовником, краще дивитися в камеру: так буде ясніше, що ви не відволікаєтеся і звертаєтеся саме до нього.
- Вчасно вступати в розмову і закінчувати її
Дотримуйтесь регламенту і намагайтеся не затримувати інших. Якщо розумієте, що вам потрібно трохи більше відведеного часу, вибачтеся і попередьте про це або ж запропонуйте альтернативний варіант – наприклад, надіслати частину матеріалів поштою.
- Дотримуватися відведеного часу
Намагайтеся завжди рухатися за заздалегідь узгодженим розкладом, щоб не затягувати розмову і дати можливість іншим висловити свою думку.
- Вгамувати хвилювання
Перебороти хвилювання під час розмов вкрай складно; якщо ви розумієте, що не справляєтеся зі своїми емоціями, не бійтеся сказати про це.
Додаткові поради для комфортного спілкування під час відеозв’язку
- Пишіть докладну інструкцію і відправляйте її до зустрічі
Надішліть всім учасникам розмови докладну інструкцію з регламентом, позначте, які теми будуть порушуватися, хто і коли буде відповідати, в якій частині розмови можна буде ставити питання. Це дозволить заощадити час на початку зустрічі.
- Заздалегідь перевіряйте за допомогою тесту, чи все працює
Якщо у вас якісь несправні проблеми зі звуком або зі зв’язком, потрібно заздалегідь про це попередити, щоб ваше раптове зникнення не викликало непорозуміння.
- Не бійтеся відмовитися від відео
Не варто соромитися невідповідного фону або свого зовнішнього вигляду: важливіше ваша конструктивна участь у зустрічі. Якщо ж відчуваєте, що без відео вам комфортніше, не бійтеся відмовитися від нього і запитайте інших: «Ви не проти, якщо я приєднаюся без відео? Зараз мені так буде зручніше». Цифровий етикет стосується і питань комфорту також.
Отже, цифровий етикет – це не перелік строгих правил про те, як можна і не можна, а загальноприйняті норми, які дозволять вам зробити спілкування через відеозв’язок максимально зручним і комфортним. Щоб налаштуватися на роботу і не відволікатися на сторонні речі під час розмови, потрібно правильно організувати простір. Причому зробити це можна за один день!
Матеріал підготовлений в рамках проєкту “Інструменти розвитку місцевої активності в умовах кризи” , що реалізується Інститутом соціокультурного менеджменту за фінансової підтримки Black Sea Trust for Regional Cooperation a project of the German Marshall Fund
Інформація узагальнена з різних Інтернет ресурсів.
Відповідальність за інформацію, наведену у матеріалі, несуть автори.