У сучасному світі співпраця між організаціями стає важливим елементом успішного розвитку та конкурентоспроможності. Партнерство між компаніями, некомерційними організаціями, державними установами та іншими суб’єктами дозволяють об’єднувати ресурси, знання та досвід для досягнення спільних цілей. Тому у сьогоднішньому матеріалі пропонуємо почати розгляд варіантів взаємодії з партнерами. І одним із таких видів взаємодії є координація.
Координація. Мета координації – забезпечити узгодженість дій членів організацій-партнерів. Перед кожною організацією стоять різні завдання, а тому кожен працівник повинен прагнути до досягнення цих цілей. Якщо дії не будуть узгодженими, хаотичною буде й діяльність організації-партнерів. Величезну роль у процесі координування відіграє організація інформаційних потоків. Якщо виконання приватного завдання залежить від виконання іншого завдання, необхідно, щоб інформація про те, що останнє завдання вирішено, своєчасно надходила до працівників організації, які повинні вирішувати наступне завдання.
Існують традиційні форми, що дозволяють координувати дії організацій:
- Наради. Регулярні наради допомагають вирішити безліч проблем. По-перше, слід зібрати інформацію, яка має значення з огляду питань, обговорюваних на нараді. Таку інформацію слід поширити заздалегідь, щоб його учасники могли обміркувати свою позицію з даного питання. По-друге, необхідно вміти направляти обговорення питання в потрібне русло. Тут мається на увазі не зміна думки учасників у потрібну сторону, а вміння припиняти непродуктивні форми обговорення питань (наприклад, емоційний суперечка). Бажано, щоб усі точки зору вирішення проблеми були висловлені – це буде сприяти прийняттю більш ефективного її вирішення.
- Особисті контакти між керівниками. Іноді особисті контакти дозволяють вирішити проблеми, пов’язані з координуванням діяльності окремих учасників партнерської взаємодії, можуть принести велику користь. Крім того, необхідно завжди уточнювати важливі з цієї точки зору показники (наприклад, терміни виконання роботи), звертаючись до відповідального за це питання працівнику, для чого іноді достатньо простого телефонного дзвінка.
- Узгодження робочих планів і графіків. Кожен учасник партнерської взаємодії має плани; вони не завжди мають матеріально виражену форму (у вигляді документа), проте вони завжди є. З цієї причини завжди необхідно ставити до відома керівників інших учасників партнерських відносин про те, у які терміни ви плануєте виконати покладену на вас роботу. Це необхідно робити, насамперед, в тих випадках, коли інша організація залежить від вас, або коли ви залежите від іншої організації. Якщо цього не зробити, несподівано може виникнути конфлікт.
- Компроміс. Іноді співробітникам не вдається домовитися і прийти до спільної думки незалежно від зусиль, які робляться як із їхнього боку, так і з боку третіх осіб. Іншими словами, виникає конфлікт. Ситуація конфлікту погана тим, що вона заважає координації дій різних людей або підрозділів; у якості слідства вона може мати недовіру обох сторін один до одного, тобто неможливість ефективної спільної роботи в майбутньому. У цьому випадку доцільно йти на компроміс, особливо, якщо від цього залежить благо організації. Компроміс не означає відмови від своєї позиції й переходу на позицію іншої сторони. Компроміс передбачає поступку, яка мотивується саме прагненням до співпраці. Відповідно, бажано чітко вказати, чи ви готові поступитися, – у зворотному випадку протилежна сторона може взяти владу у свої руки.
- Координація в роботі над документами. Нерідко можна зіткнутися з ситуацією, коли документ, призначений для внутрішнього користування або направляється в іншу організацію, зачіпає інтереси різних працівників або менеджерів. У цьому випадку виконавець, який готує цей документ, повинен надати перший варіант усім особам, зацікавленим у ньому. Передаючи документ, необхідно вказати термін, до якого повинні бути підготовлені всі зауваження.
Коли вони будуть готові, виконавець повинен внести їх (чи не вносити, але в такому випадку свою позицію необхідно чітко мотивувати). Новий варіант знову передається всім зацікавленим особам. Доцільно зібрати погоджувальну нараду, на якій будуть висловлені всі міркування щодо того, яким повинен бути документ. Таке обговорення, здійснюване лицем до лиця, нерідко приносить дуже хороші плоди й допомагає вирішити незгоду.
Матеріал взято із: Анімація громадської діяльності.