Чому важливо працювати зі ЗМІ?
Працювати зі ЗМІ важливо з кількох причин, бо вони, посилюють підтримку ваших програм, допомагають розширити вашу аудиторію і приваблюють нових людей на заходи, інформують громаду про ваші програми
Що таке план роботи зі ЗМІ і для чого він потрібен?
План роботи зі ЗМІ важливий, тому що він допомагає вам чітко визначити ваші кроки і дотримуватись їх. Ось кілька пропозицій:
Оберіть тематику. Вам буде легше планувати заходи, якщо ви розробите заходи для всього року. Вони можуть збігатися з подіями на вашому річному календарі. Наприклад, липень можна оголосити «місяцем демократії», що збігається з американським Днем незалежності. Таким чином, ви можете наповнити липень заходами, які підтримують або просувають демократичну реформу, – від запрошення лекторів до показу фільмів.
Створіть календар. Зробіть перелік заходів, які мають відбутися протягом наступного року (наприклад, святкування Різдва чи Хелловіну). Таким чином, ви завжди пам’ятатимете про заходи, які наближаються.
Сформулюйте основну ідею для кожної теми. Чому кожна тема важлива? Що люди мають дізнатися з ваших заходів? Це формулювання повинно бути коротким, простим і зрозумілим. Воно допомагатиме вам «подати» ваш захід пресі.
Визначте свою аудиторію. Для кожного заходу, який ви плануєте, визначте аудиторію. Це студенти? Викладачі? Пенсіонери? Англомовні люди? Неангломовні люди? Слід рекламувати ваш захід залежно від цільової аудиторії. Наприклад, якщо ви хочете запросити викладачів на виступ лектора, подумайте про зв’язок із місцевими методистами з викладання англійської мови. Для заходу, розрахованого на студентів, вивісить афіші у місцевому університеті. Тут необхідний творчий підхід.
Визначте ЗМІ. Так само, як різною буде ваша аудиторія, ви запрошуватимете різні ЗМІ до участі в різних заходах. Наприклад, виступ лектора, присвячений імміграційній політиці США, можливо, зацікавить більші газети. А виступ місцевого волонтера Корпусу миру використають місцеві ЗМІ.
Створюйте друковані матеріали. Це стосується як вашої аудиторії, так і ЗМІ. Кожному сподобається «сувенір». Простий звіт про вашу подію на одну сторінку, з важливими іменами й інформацією українською мовою, допоможе запам’ятати, що відбулося на заході.
Співпрацюйте. Вам не заважить співпраця з іншими організаціями у вашому місті, щоб зробити ваш захід цікавішим. Це може зберегти ваш час і витрати на рекламу та збільшити кількість відвідувачів. Наприклад, якщо ви плануєте показати фільм про торгівлю людьми , зверніться до місцевих неурядових організацій, які працюють у цьому напрямі. Можливо, вони порекомендують доповідача з цієї теми чи запропонують інші ідеї. Разом ви зможете залучити ширшу аудиторію. Буде більше публікацій в пресі й більше людей дізнається про захід.
Оцінювання. Після кожної події запитайте себе: «Що ми можемо зробити краще?» Врахуйте ці думки наступного разу.
Розвиток зв’язку зі ЗМІ
Як тільки ви визначите, що ваш захід може бути цікавим для ЗМІ, зв’язуйтеся з пресою і запрошуйте їх на вашу подію. Ви можете зробити це кількома способами: по телефону, електронною поштою, факсом, листом
Це просто, якщо ви вже маєте тривалі стосунки з місцевою пресою. А якщо ні? Або якщо ваші «звичайні» репортери не зможуть прийти? З ким ви контактуватимете?
Можна придивитися до прилавків з пресою у вашому місті. Які газети найпопулярніші? Подзвоніть редактору і розкажіть про ваш захід. Коли ви запрошуєте ЗМІ, ви повинні розповісти їм: про захід (чому він цікавий і чому його доцільно висвітлювати), кого запрошено, коли і де захід відбудеться. Впевніться, що ви це робите вчасно.
Як організувати зустріч з представниками медіа?
Перше, що треба зробити, налагоджуючи взаємини зі ЗМІ, – це познайомитися з ними. Ви можете зробити це за допомогою медіа-орієнтації. Іншими словами, запросіть їхніх представників на чай і покажіть свій центр. Це не прес-конференція, а дуже неформальний захід.
Зробити це треба з кількох причин. По-перше, це викличе довіру. По-друге, виникнуть лінії комунікації. По-третє, ви матимете змогу показати їм усе, що пропонує ваш центр «Вікно в Америку». Ви маєте зробити це, тому що мета проекту «Вікно в Америку» – поширення інформації про Сполучені Штати. Якщо місцеві ЗМІ знатимуть про ваше існування, ви зможете допомогти журналістам писати кращі матеріали про США. А для цього місцеві ЗМІ повинні знати про існування інформаційних центрів «Вікно в Америку».
Провести медіа-орієнтацію досить легко і не вимагає великої підготовки. Ось кілька порад: оберіть дату і час.
2. Запросіть на цю дату і час до вашого центру «Вікно в Америку» якомога більше місцевих журналістів. Не забудьте про газети, журнали, радіо, телебачення, електронні видання, неурядові організації – всіх, кого це може зацікавити.
3. Підготуйте коротку інформацію про ваш центр «Вікно в Америку». Додайте перелік наявних ресурсів. Ці матеріали повинні рекламувати всі послуги вашого центру. Ви можете користуватись і матеріалами, наданими Відділом преси, освіти і культури Посольства США.
4. Коли прибудуть журналісти, проведіть невелику екскурсію, розповідаючи про всі особливості вашого центру.
5. Пригостіть запрошених і дайте відповіді на їхні питання.
6. Запитайте журналістів про те, що цікавить вас, зокрема:
– У висвітленні яких заходів вони зацікавлені?
– Як найкраще зв’язатися з ними?
– За який час до заходу слід їх повідомляти? Який крайній термін?
– Чи приймають вони фото-релізи? Якщо так, який формат найкращий? (СД, друковані матеріали, електронна пошта, ін._
Що таке захід, цікавий для ЗМІ?
Ви маєте запрошувати місцеві ЗМІ на якомога більше заходів. Будь-яка подія варта висвітлення в пресі. Проте, можливо, ви запитуєте себе про те, що шукає преса, які сюжети можуть зацікавити журналістів. Сюжет, цікавий для ЗМІ, зазвичай має п’ять головних характеристик:
ЧАС. Ця подія відбувається сьогодні? Поточні речі цікавлять людей найбільше. Старі події не цікавлять нікого.
ВАЖЛИВІСТЬ. Ваш захід важливий? Але не забувайте, майже все може бути висвітлено як важливе, особливо, якщо ви запрошуєте високого гостя або багатьох учасників.
ВІДСТАНЬ. Ця подія місцевого значення? Люди найбільше цікавляться речами, які трапляються навколо них. Вони відчувають себе пов’язаними з цими подіями і люблять читати чи слухати про них.
РЕПРЕЗЕНТПТИВНІСТЬ. Чи присутні на вашому заході важливі гості? Якщо так, то ваш захід гідний висвітлення. Присутність місцевих посадових осіб, або посадових осіб національного рівня, кінозірок, музикантів, зарубіжних високих гостей привертає пильну увагу преси.
СОЦІАЛЬНЕ ЗНАЧЕННЯ. Чи викликає ваш захід у людей емоції? Чи цікавить тема заходу всіх присутніх? Як правило, найпопулярнішими бувають соціально значущі сюжети.
МІСЦЕВЕ ЗАБАРВЛЕННЯ. Це місцевий захід? Люди люблять читати про себе, свої родини і друзів. Багато місцевих ЗМІ зацікавлені висвітлювати досягнення місцевих громадян, тож скористайтеся цим.
Самореклама
Не всі заходи привертають увагу ЗМІ. Це не означає, що ваш захід не заслуговує на увагу. Ви можете зробити дві речі, щоб поширити добрі новини: фото-реліз або прес-реліз.
Фото-реліз – це коли ви надсилаєте місцевим ЗМІ вдале фото вашого заходу. Найкращі фотографії наповнені емоціями, на них зблизька зняті людські обличчя. Гарна фотографія може розповісти історію краще, ніж стаття. Впевніться, що ви додали невелику інформацію про захід (що, коли відбувалося), прізвища людей на фото і вказали, хто вони.
Прес-реліз – це короткий звіт по суті заходу на підставі фактів.
Яка інформація важлива? Хто, що, де. Коли, чому і як. спробуйте відповісти на такі питання: хто є суб’єктом розповіді? Про що в ній ідеться? Коли відбувається або відбувся захід? Де він відбувається або відбувся? Чому ця інформація важлива? Наскільки вона важлива?
За матеріалами Відділу преси, освіти і культури.
Посольство США, Київ, Україна