Проект, як комплекс взаємопов’язаних заходів для досягнення певних цілей, охоплює час від першої витрати на нього до отримання останньої вигоди. Саме тому до структури життєвого циклу включається не тільки реалізація проекту, але й підготовка, яку в менеджменті називають стадією започаткування. Тільки ретельно підготовлений проект пропонується потенційним спонсорам для обговорення. Підготовка проекту -довгий процес.
Початок проекту включає в себе такі аспекти, як визначення конкретної сфери, котру охоплюватиме проект, вибір чи генерування фундаментальних ідей, котрі здатні забезпечити виконання важливих завдань розвитку; визначення цілей проекту; відсів гірших варіантів і відбір кращих ідей; попередній аналіз здійсненності проекту.
Визначення сфери дії проекту передбачає оцінку потреб місцевої громади а також розпізнання та визначення проблем.
Громадські організації, як правило, створюються для того, аби задовольняти потреби певної групи населення. Перші НДО займаються проблемами дисфункціональних сімей, інші вирішують проблеми адаптації молоді до самостійного життя, треті цікавляться проблемами інвалідів, дітей-сиріт чи людей похилого віку, четверті переймаються екологічними проблемами, п’яті прагнуть підтримати культурні цінності та історичні пам’ятки і т.і.
Кожна організація обирає сферу діяльності проекту, яка б узгоджувалася з її місією. Місія звужує круг проблем, на рішення яких спрямовується проект. Адже в місії завжди містяться відповіді на наступні питання:
• Хто ті люди для обслуговування яких створена організація?
• Які потреби є у цих людей і як вони можуть задовольнити їх в результаті роботи організації?
• Які послуги може запропонувати організація для отримання певних результатів?
Отже, сфера діяльності проекту визначає, в якому напрямку організація більш ефективно працює, які види діяльності відповідають місії. Ці напрямки, повинні найбільш відповідати потребам клієнтів. А сама організація повинна мати внутрішній потенціал для успішної реалізації проектної діяльності. На основі цих ключових факторів успіху в подальшому конкретизуються висновки про те, що найбільш вигідно робити організації у формі конкретних ідей проекту.
Ідея проекту — це головна мета громадської організації у вигляді вихідного положення, що визначає основний зміст та напрямки майбутньої діяльності. Чітке формулювання ідеї, її інтерпретація допомагає осмислити основні напрямки діяльності.
Сфера дії проекту обмежується не тільки рамками місії. Але і стратегічними цілями. Наприклад, для реалізації місії організації „пропагування здорового образу життя” була висунута стратегічна мета „на протязі двох років покращити здоров’я дітей на території свого району шляхом профілактичної освіти батьків”. Для реалізації цієї мети необхідно збирати ідеї проекту.
Ідеї проектів, узгоджуючись з місією, можуть бути зумовленими:
• незадоволеними потребами і пошуком можливих шляхів їх задоволення;
• прагненням виконати завдання, що стоять перед місцевою громадою;
• ініціативою приватних державних фірм чи органів державного, місцевого самоврядування. Обґрунтовуючи проблему, необхідно враховувати
місцеві умови, у яких функціонуватиме проект. Ігнорування цього аспекту часто призводить до обмеження кінцевих результатів. У тренінгових матеріалах Творчого Центру Каунтерпарт наведено повчальні приклади, які ілюструють негативні наслідки проектної діяльності в наслідок некомпетентності розробника в області знання своєрідності місцевих умов:
„Проект, метою якого було підвищення добробуту жінок шляхом їх навчання виготовленню ручних виробів, виявився збитковим, оскільки жінки отримали за готові вироби менше, ніж було сплачено за сировину. Розробник проекту, який ніколи раніше не мешкав у сільській місцевості, гадав, що жінки знають основні закони ціноутворення.
Проект, спрямований на підвищення освіченості
матерів щодо проблем дитячого здоров’я та харчування, погано відвідувався і ніяким чином не вплинув на покращення стану дітей. Матері, коли їх запитали, відповіли розробнику проекту, що їх дійсно цікавили проблеми здоров’я дітей. Однак, не було враховано того, що у матерів не було достатньо вільного часу і що вони надали б перевагу проекту, який би дав їм можливість заробити гроші. Розробник проекту не ставив специфічних питань щоб з’ясувати ці моменти.
Проект по наданню послуг літнім людям виявився невдалим, оскільки не врахував ролі сімей, у яких вони живуть і де забезпечуються підтримкою.
Проект для підлітків виявився невдалим, оскільки не співпав зі шкільними програмами, спрямованими на досягнення тієї ж мети” .
Успіх кожного з цих проектів був обмеженим, оскільки реалізувався проект за відсутності розуміння різноманітних місцевих факторів, котрі негативно вплинули на досягнення цілей.
Ідея проекту може бути зумовлена ініціативою державних чи місцевих органів влади, котрі, застосовуючи передові соціальні технології, впроваджують таку форму рішення соціальних проблем як соціальне замовлення.
При обґрунтуванні актуальності та значущості проблеми необхідно спиратися не тільки на власну оцінку потреб соціального оточення, але і робити посилання на наукові дослідження, виступи представників влади та інших авторитетних осіб а також статистичні дані.
В процесі розробки проекту ідея проекту буде конкретизуватися за рахунок уточнення слідуючи питань:
• Які проблеми клієнтів буде вирішувати проект, наскільки клієнти зацікавлені в реалізації даного проекту.
• Результати проекту, що плануються.
• Стратегія реалізації проекту,: основні методи та дії.
• Внутрішні можливості по реалізації проекту: сильні та слабкі сторони організації.
• Зовнішні можливості проекту, можливість притягнути необхідні ресурси та отримати необхідну підтримку цільових груп.
Виклад проблеми має виходити за рамки простого опису, як наприклад: „кількість осіб, що вживають наркотики, збільшилась у порівнянні з 2002-м роком на 3%.” Необхідно проаналізувати фактори, котрі впливають на виникнення цієї проблеми. Ричард Н. Блоу в „Практичному посібнику з оцінки проекту” пропонує класифікувати ці фактори наступним чином:
• неналежна державна політика і закони;
• недостатнє чи неефективне забезпечення виконання законів;
• непоінформованість громадян і нерозуміння проблем суспільством;
• відсутність технічних навичок, відсутність
належних організацій і структур або відсутність
моральних чи духовних цінностей та стимулів.
(6;)-
Очевидно, що для кожної сфери дії проекту характерні свої причинні фактори, котрі зумовлюють виникнення проблеми. Ось чому важливо зібрати детальну інформацію, що торкається цих проблем, наявних ресурсів та частини суспільства, що братиме участь у проекті.
На стадії започаткування проекту користуються різноманітними джерелами інформації, за допомогою яких можна визначити найзначущі фактори, зумовлюючі виникнення проблеми, а саме:
• „Письмові матеріали, котрі представляють суспільство чи регіон, і які надійшли з міністерств чи міжнародних організацій.
• Доповіді та висновки, що стосуються проектів у даному регіоні реалізованих іншими організаціями, включаючи державні, добровільні а також міжнародні організації.
• Доповіді та висновки, що стосуються вже виконаних проектів та схожих на ті, які ви хочете реалізувати.
• Зустрічі з громадськими лідерами, місцевими мешканцями чи певними групами населення.
• Інформація з лікарень, клінік, шкіл а також…
• Ваші власні спостереження за громадою та власні знання про інші громади” .
У викладі проблеми необхідно використовувати кількісні дані чи інші індикатори, за допомогою котрих можна визначити вихідні показники. Тому, обґрунтовуючи проблему, важливо спиратися на достовірні джерела, у яких відображуються результати попередніх досліджень про стан практики.
Таким чином, при постановці проблеми важливо звернути увагу на наступні моменти:
• відповідність проблеми місії організації;
• виявлення причинних факторів, що зумовлюють виникнення проблеми;
• наявність кількісних чи інших показників, за допомогою яких можна визначити вихідні показники;
• посилання на власні спостереження чи інші достовірні джерела, в яких відображено практику.
Метою всіх проектів, які реалізуються громадськими організаціями, є розробка заходів стимулювання позитивних змін у соціальному оточенні. Цієї глобальної мети можна досягти через рішення локальних завдань різного рівня, тому після визначення проблеми проекту важливо встановити його цілі і масштаби шляхом пошуку такого комплексу заходів, який мав би шанси підвищити рівень життя людей, які знаходяться у сфері дії проекту.
Значущість визначення цілей проекту зумовлена наступним:
• ціль проекту є орієнтиром у пошуку напрямку діяльності;
• ціль дозволяє зосередити увагу на результаті проектної діяльності;
• виходячи з цілі, розробляються плани, пріоритети а також організовується робота;
• ціль використовується для мотивації працівників,
Сформульована мета є найвищою точкою досягнень, котрої організація прагне здобутися чи, щонайменше, зробити значний внесок у наближення до неї. Наприклад, екологічна громадська організація може вказати, що її мета – підвищити екологічну свідомість населення шляхом розповсюдження важливої для його життєдіяльності екологічної та культурно-історичної інформації. Формування екологічної свідомості населення – важлива мета і вона вимагає взаємодії дуже багатьох факторів. У їх числі: цінності, культура, історія суспільних зносин, знання, поведінка. Ось чому, розуміючи, що покращити ситуацію у даній області можна лише з часом, організація має визначити свій конкретний внесок в рішення цієї проблеми. А для цього необхідно визначити більш конкретні задачі проекту.
Завдання – це ті результати, які можна побачити і якимось чином виміряти. Завдання мають бути логічно спрямованими на досягнення мети а також тісно пов’язаними з ефективною реалізацією діяльності по проекту.
Задачі – це не процес, а скоріше кінцевий результат. Це визначення стану справ, котре буде після закінчення проекту. Ось чому, формулюючи завдання, слід уникати слів, котрі позначають процес. Наприклад: підтримувати, покращувати, посилювати, сприяти, координувати, перебудовувати. Натомість необхідно вживати закінчену форму дієслова: підготувати, розподілити, зменшити, організувати, виготовити, встановити порядок.
* – Азарова Т.В., Абрамов Л.К. Менеджмент неприбуткової організації. Частина 2 – Кіровоград: ЦПТІ, ІСКМ, 2003 – 140с., розділ 4.2.