У реалізації проектної діяльності важливу роль відіграє зворотний зв’язок, тобто контроль за результатами та обмеженнями проекту в часі та ресурсах. Зворотній зв’язок дозволяє більш ефективно управляти цими обмеженнями. Для управління фінансовими обмеженнями використовується бюджет проекту, по мірі виконання конкретних завдань він аналізується для того, щоб витрати не вийшли з-під контролю. Щоб забезпечити виконання окремих видів робіт складається, наприклад, матриця відповідальності або діаграма завантаження людських ресурсів.
Зворотний зв’язок, що ми маємо при контролі, важливий також для того, щоб організація, що реалізує проект, репрезентувала свою індивідуальність іншим людям. Вироблений предмет (продукт) (очищена водойма, посаджене дерево, впорядкована вулиця, концерт для ветеранів, профілактична бесіда з підлітками групи ризику та ін.) – це, з одного боку, предмет діяльності, а з іншого – засіб, за допомогою якого організація та її члени стверджують себе в громадському житті, оскільки цей предмет (продукт) вироблено для інших людей.
Отже, контроль необхідний у першу чергу менеджеру і персоналу, задіяному в реалізації проекту. Однак у результатах цієї роботи зацікавлений і замовник, і інвестор. Надаючи допомогу в реалізації проекту, вони повинні мати можливість впевнитися в тому, що організація, яка підтримується ними, займає чесну та відверту позицію. Для цього необхідно забезпечити доступ до інформації щодо реалізації проекту. Відкритий характер бюджету, звітів, інформації по всіх аспектах проекту для визначення ходу його виконання створює ґрунт для ефективних відносин з замовником та спонсором.
У результатах контролю зацікавлені також безпосередньо беніфіціари – щоб визначити, наскільки покращилось їх життя за допомогою проекту, а також мешканці інших регіонів, котрі, можливо, захочуть повторити роботу по проекту, якщо вона виявилася успішною у вирішенні певної соціальної проблеми.
Відомо дві форми контролю проектної діяльності: моніторинг та оцінка. Поняття “моніторинг” і “оцінка” багато в чому збігаються.
“Моніторинг – це процес постійного накопичення інформації з усіх аспектів проекту з метою визначення ходу виконання і кінцевого завершення запланованих дій, а також стосовно їх сприяння досягненню поставлених цілей” (18; стор.15). Як бачимо, істотною характеристикою моніторингу є регулярність збору інформаційних даних протягом усього періоду реалізації проекту. Мета моніторингу, як і всякої оцінки, одержання зворотного зв’язку для корекції і забезпечення ефективного використання ресурсів у досягненні поставлених задач.
“Оцінка – це процес збору й аналізу інформації з метою визначення відповідності заходів, що використовуються в ході реалізації, якою мірою ці заходи сприяють досягненню сформульованої в проекті мети” (18; стор. 15). Оцінка в порівнянні з моніторингом відрізняється більшою глибиною аналізу. Оцінка – це більш систематизоване дослідження. У результаті оцінки створюються рекомендації з поліпшення не тільки проектної діяльності, але і для коректування планів на майбутнє.
Моніторинг проводиться для одержання оперативної інформації про стан справ, він повинен відповідати на запитання: “Чи вірно реалізується проект?”, тому в процесі моніторингу встановлюється, наприклад, чи проведено той чи інший захід, скільки клієнтів отримали послуги, скільки витрачено було роздаткових матеріалів і т.п. Іншими словами: у процесі моніторингу здійснюється поточний контроль проектної діяльності, що дозволяє вчасно корегувати напрямки проектної діяльності. Оцінка повинна відповідати на інше питання, а саме: “Чи вірно проект реалізується?”
Menegment System Іnternatіonal і Центр підтримки НКО розробили матеріали по оцінці проектів (10), у яких вказується на наступні розходження моніторингу й оцінки:
Таблиця 1. Відмінності моніторингу й оцінки
1. строка: Моніторинг / оцінка
2. строка: Проводиться постійно / Проводиться на ключових етапах проекту
3. строка: Модель приймається в існуючому вигляді без змін / Модель належить оптимізувати з метою її покращення
4. строка: Фактична діяльність та результати порівнюються із запланованими / Аналізуються причини досягнення (недосягнення) запланованих результатів
5. строка: Отримана інформація використовується для покращення роботи по проекту / Отримана інформація використовується як для покращення діяльності по проекту, так і для уточнення планів на майбутнє
Моніторинг, як постійне вивчення ходу робіт у рамках проекту, забезпечує керівника необхідною інформацією для:
• аналізу даної ситуації;
• визначення проблем і знаходження шляхів її вирішення;
• дотримання плану виконання проекту;
• прийняття рішень стосовно людських, фінансових і матеріальних ресурсів;
Система моніторингу включається в проект з самого початку. При цьому необхідно:
• визначити вимірювані показники (індикатори), за якими можливо буде відслідкувати хід проекту;
• визначити джерела інформації для проведення моніторингу;
• визначити методи збору інформації;
• визначити частоту і графік збору інформації з урахуванням інтенсивності діяльності, що проводиться;
• призначити відповідальних за отримання необхідної інформації і домовитися з тими, хто цю інформацію буде постачати;
• врахувати в бюджеті витрати, необхідні для проведення моніторингу. Такі витрати, наприклад, можуть бути пов’язані з відрядженням чи з телефонними розмовами;
Оцінка, як більш глибока аналітична діяльність, визначає:
• адекватність проекту потребам клієнтів;
напрямки корекції для підвищення ефективності соціальної діяльності;
• ступінь впливу проекту на оточуюче середовище.
У тренінгових матеріалах Countepart наведено таблицю, використання якої допоможе в моніторингу та оцінці:
Таблиця 2. Інформація для моніторингу та оцінки запланованих дій
(Строки/графа)
1/1 Категорії інформації
1/2 Що підлягає оцінці
1/3 Яку інформацію збирати
1/4Хто збирає інформацію
1/5 Хто використовує інформацію
1/6Як використовувати інформацію
1/7 Які рішення можна приймати
2/1 Робочий план заходів /
2/2 Час виконання заходів; Наявність працівників, ресурсів /
2/3 Щомісячні (щоквартальні) плани; Розклад заходів /
2/4 Менеджер проекту; керівник /
2/5 Менеджер проекту; Організація, що фінансує проект /
2/6 Отримати підтвердження про наявність працівників та ресурсів /
2/7 Перепрограмувати заходи і використання ресурсів
3/1 Кошти і витрати
3/2 Надані кошти, кошти на рахунку; Баланс в бюджеті затверджених витрат
3/3 Підтвердження; Перерахування грошей; Фінансові звіти спонсорам
3/4 Фінансові органи; Посадова особа (бухгалтер)
3/5 Менеджер проекту: Аудитор; Організація, що фінансує проект
3/6 Впевнитися в наявності коштів; Впевнитися у відповідності з фінансовим регулюванням; Визначити структуру виплат за послуги, якщо такі передбачені
3/7 Дозволити витрати; переглянути бюджет і проект; Шукати інші джерела фінансування.
4/1 Працівники і керівники /
4/2 Знання, стосунки, пере підготов-ка персоналу /
4/3 Діяльність, посадові обов’язки;
4/4 Резюме працівників Зворотний зв’язок стосовно отриманої підготовки; /
4/5 Керівники підрозділів; Менеджер персоналу; викладачі /
4/6 Залучати працівників; Вирішити питання найму; Надавати працівникам поради стосовно кар’єри /
4/7 Відповідність посаді; необхідність навчання; Просування; Дисциплінарні дії
5/1 Товари
5/2 Товар; Умови замовлення і постачання; Умови забезпечення
5/3 Товарні реєстри; накладні; Доповідні з місць
5/4 Менеджери поточних справ
5/5 Менеджер проекту; Організація, що фінансує проект
5/6 Отримати підтвердження про наявність товару і про його постачання Впевнитися в якості товару
5/7 Скільки замовити; Кількість, яка має бути на непередбачений випадок
6/1 Результати
6/2 Кількість та різноманіття наданих послуг та проданих товарів; Дані про людей, які отримали послуги чи пройшли навчання
6/3 Картки / форми клієнтів Дані з місць
6/4 Громадські працівники; Місцевий керівник
6/5 Місцевий керівник; Менеджер проекту; Організація, що фінансує проект
6/6 Впевнитися, що цілі реальні; Оцінити якість послуг, що надаються; Оцінити доцільність послуг
6/7 Переглянути цілі; Перепідготувати працівників; Переглянути стратегію проекту і підходи
Отже, і моніторинг, і власне оцінка проектів і програм є способом контролю, одержання зворотного зв’язку. За допомогою оцінок встановлюється правильність самої програми, відповідність її потребам цільової групи, ефективність проведених заходів в аспекті поставленої мети, а також перспективи її подальшого використання.
Оцінку програм і проектів можна класифікувати за різними критеріями:
У залежності від того, хто проводить оцінку:
• Внутрішня – проводиться силами самої організації;
• Зовнішня (експертна) – проводиться вищестоящою організацією або4 організацією, що фінансує програму, чи незалежною структурою, що спеціально запрошується.
У залежності від широти охоплення проблем, що підлягають оцінці:
• Вибіркова – оцінюється якийсь один аспект програми (фінанси, якість послуг, реалізація запланованих заходів);
• Комплексна – оцінюються всі аспекти програми, її результати.
У залежності від запланованого використання результату оцінки:
• Формуюча – проводиться з метою формування чи коригування проектної діяльності.
• Підсумкова – проводиться з метою визначення ефективності і результативності проектної діяльності.
У залежності від стадії (фази) життєвого циклу проекту:
• Попередня – оцінюються можливості вкладення грошей у матеріальні й інтелектуальні цінності, встановлюється адекватність розробленої програми, проекту потребам цільової групи, приймається рішення про підтримку представленого проекту;
• Процесуальна – оцінюється хід реалізації програми з метою її корекції для підвищення ефективності. До процесуального відноситься формуюча оцінка.
• Завершальна – проводиться після закінчення програми чи якийсь час потому з метою визначення результативності впливу, такою є підсумкова оцінка.
Вищезгадані класифікації є досить умовними, оскільки той самий вид оцінки може відноситися до різних класифікацій. Наприклад, формуюча оцінка може проводитися як силами самої організації, що реалізує проект, так і донором, незалежною структурою. Отже, формуюча оцінка може бути як внутрішньою, так і зовнішньою. У ході формуючої оцінки аналізується сам процес реалізації проекту. Тому цей вид оцінки можна назвати процесуальним. Оцінка з метою коригування проектної діяльності може здійснюватися для удосконалення якогось одного аспекту програми, і тоді вона буде вибірковою. А якщо оцінюються всі сторони реалізованого проекту, то формуюча оцінка буде носити комплексний характер.
* – Азарова Т.В.,Абрамов Л.К. Технологія оцінки соціальних програм та проектів – Кіровоград:ІСКМ, 2008 – 100с., розділ 1.2.