Затвердивши формальний план проекту, менеджер береться за його реалізацію. Розподіляються ролі, уточнюються обов’язки, визначаються права усіх учасників проекту. Кращим способом рішення цих завдань є спільне обговорення цих питань командою, вироблення єдиної думки стосовно того, хто, що, коли і як має робити. На основі цього створюються оперативні плани, котрі узгоджуються з формальним планом проекту. У цей же період проводяться перемови й закупка обладнання, орендуються приміщення, проводиться навчання персоналу, підписуються угоди.
Не менш значним на даному етапі є контроль за ходом виконання робіт. У процесі контролю збираються фактичні дані про втілення проекту. Цей матеріал порівнюється з тим, що було заплановано зарані. Необхідність контролю зумовлена тим, що насправді дуже часто зустрічаються відхилення фактичних показників від планових. Тому завданням менеджера є аналіз можливого впливу відхилень виконання окремих заходів чи видів робіт на хід реалізації проекту в цілому. Наприклад, якщо відставання від раніше встановлених строків у виконанні якогось завдання є значним, менеджер приймає рішення-– прискорити цю роботу за рахунок збільшення кількості персоналу.
Контроль здійснюється перш за все за результатами а також за обмеженнями проекту в часі і ресурсах. Вчасний зворотний зв’язок дає менеджеру змогу більш ефективно управляти цими обмеженнями. Керівник проекту використовує для цього методи побудови і
контролю календарних графіків робіт. Для управління фінансовими обмеженнями використовується бюджет проекту, по мірі виконання конкретних завдань він аналізується для того, щоб витрати не вийшли з-під контролю. Щоб забезпечити виконання окремих видів робіт менеджер складає, наприклад, матрицю відповідальності, діаграму завантаження людських ресурсів.
Зворотний зв’язок, що отримується при контролі, важливий також для того, щоб НДО змогла репрезентувати себе, свою індивідуальність іншим людям. Вироблений предмет (очищена водойма, посаджене дерево, впорядкована вулиця, організація концерту для ветеранів, профілактична бесіда з підлітками групи ризику) – це, з одного боку, предмет діяльності, а з іншого – засіб, за допомогою якого організація та її члени стверджують себе у громадському житті, оскільки цей предмет вироблено для інших людей.
Отже, контроль необхідний перш за все менеджеру і персоналу, задіяному в оперативному управлінні проектом. Однак в результатах цієї роботи зацікавлений і спонсор. Надаючи допомогу у реалізації того чи іншого соціального проекту, він повинен мати можливість впевнитися в тому, що організація, яка підтримується ним, займає чесну і відверту позицію. Для цього повинен бути забезпечений доступ до інформації про діяльність організації, якій він надає допомогу. Відкритий характер бюджету, звітів, інформації по всіх аспектах проекту для визначення ходу його виконання створює грунт для ефективних відносин зі спонсором.
В результатах контролю зацікавлені також безпосередньо бенефіціяри – щоб визначити наскільки покращилось їх життя за допомогою проекту, а також мешканці інших регіонів, котрі, можливо, захочуть повторити роботу, що виконується по проекту, якщо вона виявилась успішною в рішенні певної соціальної проблеми.
Контроль за реалізацією проекту здійснюється за допомогою моніторингу і оцінки.
Поняття „моніторинг” і „оцінка” багато в чому співпадають.
Моніторинг-цс процес постійного накопичення інформації з усіх аспектів проекту з метою визначення ходу виконання і кінцевого завершення запланованих дій, а також стосовно їх сприяння досягненню поставлених цілей” .
„Оцінка – це процес збору й аналізу інформації з метою визначення відповідності заходів, що використовуються в ході виконання, і запланованих цілей, а також виявлення, якою мірою ці заходи сприяють досягненню сформульованої у проекті мети” .
Як бачимо, головна відмінність моніторингу від оцінки – глибина аналізу. Моніторинг проводиться для отримання оперативної інформації про стан справ. Якщо моніторинг відповідає на питання „Чи вірно реалізується проект?”, то оцінка повинна давати відповідь на питання ,Ни вірний проект реалізується?”
Особливе значення має завершальна оцінка, котра є своєрідним уроком для тих, хто в подальшому плануватиме проекти.
Завершальна оцінка надає менеджерам і спонсорам проекту інформацію про ступінь ефективності проекту, про те, яких результатів досягнуто. Таким чином, узагальнююча оцінка виконує дві функції:
• функцію навчального документу;
• функцію звітного матеріалу.
Єдиного стандарту оцінки не існує, однак при завершальній оцінці слід користуватися наступними вимогами:
• особи, які керують розробкою та здійсненням проекту повинні приймати участь у цьому виді оцінки;
• оцінка має бути об’єктивною;
• результати оцінки мають бути доступними;
• можливість використання результатів оцінки для планування майбутніх проектів.
Оцінка включає в себе низку послідовних етапів:
• постановка мети й визначення завдання на проведення оцінки;
• планування, визначення методів та інструментів для збору інформації;
• збір інформації;
• аналіз інформації;
• підготовка звіту;
• повідомлення про результати оцінки. Розглянемо особливості кожного з етапів. Постановка мети й визначення завдання по
проведенню оцінки.
Мета оцінки багато в чому залежить від того, хто ініціює цей процес.
Якщо оцінка здійснюється зовнішніми по відношенню до організації фахівцями, тобто донором, то мета оцінки має узгоджуватися зі специфікою управлінських рішень донорських організацій. Наприклад, оцінюючи проект, що містить освітню програму в галузі журналістики, донор висуває головне питання: чи варто застосовувати цю програму як засіб формування незалежного інформаційного простору? Або: як змінюється інфраструктура для журналістики опісля освітньої програми.
Керівник проекту ставитиме інші цілі. Наприклад: що необхідно змінити у змісті, методах навчання, аби учасники освітньої програми отримали задоволення?
Після визначення цілей необхідно конкретизувати завдання на проведення оцінки. Завдання, як правило, являє собою комплекс питань, логічно пов’язаних з метою оцінки. Наприклад:
• Які фактичні результати проекту і як вони співвідносяться з цілями?
• Що можна вважати основними досягненнями проекту?
• Чого в порівнянні з планом досягти не вдалося? Чому?
• Які перспективи продовження роботи по завершенні проекту?
Планування, визначення методів та інструментів для збору інформації.
На цьому етапі перед усім створюється графік проведення оцінки.
Найпоширенішими методами збору інформації є спостереження, вивчення документації, анкетування, інтерв‘ювання.Спостереження передбачає цілеспрямоване сприйняття атмосфери, у якій втілюється проект, з метою вивчення тих змін, котрі були заплановані. Результати спостереження багато в чому залежать від рівня досвіду і кваліфікації спостерігача. Тому у спостереженні завжди присутній елемент суб’єктивності. В зв’язку з цим, застосовуючи цей метод, необхідно відмовитися від завчасних узагальнень, висновків і доповнити дані спостереження фактами, отриманими за допомогою інших методів.
Вивчення документації передбачає ознайомлення з діловими паперами, які підтверджують якісь факти по проекту.
За допомогою анкети отримують первинну інформацію про результати проектної діяльності. Анкета оформлюється у вигляді набору питань, логічно пов’язаних з метою оцінки. Анкетні опитування проводяться з метою виявлення думок, оцінок, ціннісних орієнтацій, настановок, інтересів і т.д.
Інтерв’ю – це спосіб отримання інформації за допомогою усного опитування. Розрізняють два види інтерв’ю: вільне (нерегламентоване темою) і стандартизоване (за формою ближче до анкети з закритими питаннями). Межі між цими видами інтерв’ю рухливі і залежать від мети і виду оцінки.
Для того, щоб зібрати потрібну інформацію необхідно не тільки обрати методи, але й підготувати необхідні інструменти; скласти план спостереження;
визначити способи фіксації його результатів; розробити й апробувати анкету; сформулювати питання для стандартизованих інтерв’ю і т.д.
Збір інформації.
При зборі інформації крім даних, отриманих за допомогою спостереження, анкети, інтерв’ю, відбираються факти, отримані в результаті моніторингу. Наприклад, відомості про кількість клієнтів, їх запити, звернення, скарги.
Збір інформації виділяється в особливий етап оцінки, коли факти фіксуються, накопичуються, але не інтерпретуються. Як зазначає А.Кузьмін: „Головна ідея розділення етапів збору інформації і аналізу полягає в тому, що висновки мають базуватися не на окремих фактах, а на їх сукупності. Наприклад, один з учасників семінару дуже емоційно й переконливо доводить марність подібного навчання. Фахівець з проведення оцінки має сприймати це лише як думку одного з учасників, не зважаючи на переконливість наведених доказів. Час для узагальнень і висновків настане пізніше, коли будуть зібрані думки інших учасників, тренерів, представників донора і т.д. Виключно важливо (хоча часом доволі складно) зберегти неупередженість протягом усього етапу збору інформації–“
(її;)-
Аналіз інформації.
Мета цього етапу – сформулювати висновки, котрі складають основу для завдання оцінки. На основі порівняння, систематизації та узагальнення фактів, отриманих з різних джерел, робляться висновки і розробляються рекомендації стосовно прийняття управлінського рішення.
Підготовка звіту.
Звіти складаються у відповідності з вимогами, сформульованими в угоді про надання коштів на проект. Для складання тексту звіту необхідно:
• переглянути вимоги до звітності в угоді про
надання коштів;
• сформулювати висновки про те, які дії, факти
найкращим чином доводять успішність проекту;
• впорядкувати інформацію і визначити проблеми,
котрі варто усунути;
• скласти проект звіту і звернутися до інших
спеціалістів з проханням переглянути його.
У звіті мають міститися відповіді на наступні питання:
• Який відрізок часу охоплено звітом?
• Які види діяльності і досягнення яких цілей
планувалось на цей період?
• Якими були конкретні дії і конкретні результати за цей період? За допомогою яких показників ви в цьому переконались?
• Які ресурси використовувались? Чи достатньо їх було?
• Які висновки зроблено? Як вплинуть ці висновки на подальшу роботу?
• Які проблеми виникали під час цього періоду? Як їх можна вирішити?
• Які плани на наступний період діяльності? Чи враховано в цих планах зміни в цілях проекту, графіках діяльності чи необхідних ресурсах? Повідомлення про результати. Сенс проведення оцінки – в отриманні
об’єктивного висновку. Це значить, що повідомлення про результати може містити як позитивні так і негативні моменти. У зв’язку з цим повідомлення повинно бути коректним та етично витриманим.
* –
Азарова Т.В., Абрамов Л.К. Менеджмент неприбуткової організації. Частина 2 – Кіровоград: ЦПТІ, ІСКМ, 2003 – 140с., розділ 4.3.