Грант (англ. “grant” – букв. дарчий акт, субсидія) – це засоби, що безкоштовно передаються для виконання визначеної донором (спонсором, грантодавцем) роботи грантопошукачу (заявнику).
Послідовність роботи по забезпеченню благодійної підтримки складається з трьох етапів:
• Пошук потенційних донорів;
• Розробка проекту;
• Оформлення пакету документів по проекту.
Пошук потенційних донорів містить у собі три послідовних кроки:
• Визначення критеріїв пошуку;
• Пошук інформації про донорські організації і визначення списку організацій, що відповідають заданим критеріям;
• Перше звернення до фонду, отримання інформації про вимоги до складання заявок.
Визначення критеріїв пошуку. Громадські організації України можуть мати всеукраїнський, місцевий (регіональний) або міжнародний статус. При цьому громадська організація може бути або не бути юридичною особою. НДО, що має статус юридичної особи, обов’язково зареєстрована у відповідних державних органах. Як юридична особа громадська організація може виступати відповідачем і позивачем у суді, вона має розрахункові рахунки і може проводити грошові операції. Для одержання гранта важливо мати розрахунковий рахунок, тому що більшість донорських організацій оперують безготівковими засобами і потребують від організації – подавача розрахункового рахунку і фінансової звітності.
Тематика проекту повинна узгоджуватися зі статутними документами фонду, у яких визначаються основні напрямки діяльності, які фінансуються.
У відповідності зі своїм статутом кожний благодійний фонд здійснює той чи іншій тип підтримки. Це може бути:
• Пряме фінансування – безпосереднє надання готівки або безготівкових коштів;
• Технічна допомога – надання апаратури, устаткування, техніки в безоплатну оренду або в постійне користування;
• Організаційна підтримка – безоплатна допомога у проведенні різноманітних форумів (семінари, концерти й ін.);
• Інформаційна підтримка – безкоштовне надання літератури, Інтернет, надання консультацій з різноманітних питаннь;
• Оплата навчання, стажування, відряджень;
• Видавнича діяльність – фінансування видання наукової, методичної і популярної літератури;
• Гуманітарна підтримка – різноманітні форми прямої благодійності.
Для вибору із списку організацій, які відповідають обраним критеріям важливо оцінити попередню діяльність фонду. А саме:
• Кому, які гранти надавав фонд за останні декілька років?
• Скільки грантів протягом останнього року надавав фонд і на яку суму?
• Чи підтримує фонд ті самі організації протягом ряду років? Або чи видає стартові гранти починаючим?
• Гранти надаються спільно з іншими фондами? Або проект фінансується тільки даним фондом?
• Коли проводятьсяя засідання, на яких розглядаються проекти?
• Чи проводить фонд консультації з методики написання проектів?
• Чи є у фонду визначені жорсткі вимоги щодо оформлення проекту?
• На якій мові повинен бути написаний проект?
Перше звернення до фонду. Після збору інформації про попередню діяльність фонду грантошукач обирає найбільш прийнятну (для фонду) форму початкового звернення до потенційного донора. Якщо з наявної інформації про фонд не ясно, як варто звертатися, то можна діяти наступним чином:
• Подзвонити у фонд і пояснити суть проекту;
• Підготувати і провести зустріч з представниками фонду
• Направити у фонд лист-запит із стислим описом змісту проекту.
Початкове звернення у фонд з листом-запитом називають “передпроектом”. Лист-запит пишеться від імені керівника проекту і підписується керівником організації. Передпрокт повинен бути стислим (1-3 сторінки) і в той же час містити інформацію, із якої можна уявити суть проекту. Наведемо зразок форми листа-запиту, що пропонується авторами посібника “Усе вирішують…гроші”:
• “Перший вступний абзац узагальнює усе, що стосується проекту, включаючи суму грошей, що ви просите;
• Зразки інформації про кожну організацію, що бере участь у проекті;
• Один або два абзаци інформації про проблему, що повинна бути вирішена;
• Один два абзаци про свій й досвід фінансування проектів;
• П’ять або шість абзаців про календарний план здійснення проекту;
• Бюджет;
• Підсумковий абзац із вдячністю за увагу і зазначенням адреси і телефону.” (15; стор. 22)
Після ознайомлення із листом-запитом фонд може:
• Запропонувати зустрітися з вами;
• Попросити вас надіслати повну заявку на фінансування;
• Надіслати вам відмову.
У випадку позитивної відповіді на запит варто приступити до розробки проекту, а саме:
• Визначення ідеї проекту;
• Розвиток ідеї проекту: формулювання мети, завдань проекту, заходів по його здійсненню, коротка анотація проекту;
• Розробка логічної схеми проекту.
Ідея проекту, як основна думка грантошукача, є вихідним положенням, що визначає утримання і напрямок майбутньої діяльності. Чітке формулювання ідеї, її інтерпретація допомагає осмислити основні напрямки діяльності, що варто відобразити в стислій анотації проекту.
Завершальним етапом розробки проекту є упорядкування його логічної схеми. У якості зразка можна використовувати рекомендації спеціалістів учбово-консультаційного агентства “Інтерстандарт” (12;).
Оформлення пакету документів по проекту. У донорську організацію подається пакет документів, що називають заявкою. Звичайно донори спеціально розробляють формуляри заявок, що допомагає гантошукачу сформулювати програму, а грантодавцю – проаналізувати її. Багатоваріантність заявок не виключає обов’язковості включення в неї таких розділів:
• Титульна сторінка;
• Анотація (стислий зміст);
• Постановка проблеми;
• Цілі і завдання проекту;
• Стратегія досягнення цілей (методи і заходи);
• Оцінка і звітність;
• Бюджет;
• Додатки.
Титульна сторінка є візитною карткою проекту. Вона повинна містити необхідну первинну інформацію для спонсора і включає такі пункти:
• Назва проекту (виділити жирним шрифтом);
• Організація-виконавець (назва, адреса, e-mail, телефон, факс);
• Організації, що підтримують проект (перелік);
• Керівник проекту (прізвище, ім’я, по батькові, посада, адреса, телефон);
• Термін виконання проекту (кількість місяців, з якого по який час);
• Повна вартість проекту;
• Сума, яку просять у Фонду;
• Місце, де буде проходити робота з проекту (місто, область, держава)
Анотація дуже важлива частина проекту. ЇЇ можна порівняти з газетним заголовком, що привертає увагу читача і викликає у нього бажання й інтерес до ознайомлення зі статтею. Ось чому деякі рецензенти переходять до розгляду заявки тільки в тому випадку, якщо їм подобається анотація.
У зміст анотації входить:
• Пропозиція по проблемі (чому потрібний проект); на що спрямований проект і які очікувані результати;
• Що і як передбачається зробити в ході реалізації проекту;
• Інформація про грантошукачая і його попередні досягнення;
• Повна вартість проекту: власний внесок, внески інших організацій, сума, яку просять.
Обсяг, що рекомендується – від одного абзацу (для короткої заявки) до 1 сторінки (для більш об’ємної заявки).
Постановка проблеми або обґрунтування потреб. Для того, щоб переконати донора в ефективності запропонованого проекту, важливо довести актуальність проблеми, на рішення якої він спрямований. При цьому проблема повинна відбивати не внутрішні проблеми організації, а проблеми, що існують у суспільстві, за вирішення яких береться організація.
При написанні даного розділу важливі стислість, , ясність і дохідливість викладу. Необхідно уникати складних граматичних конструкцій, наукоподібних зворотів, фахової лексики. Якщо при обґрунтуванні проблеми не можна обійтися без маловживаної наукової термінології, то значення кожного поняття повинно бути розкрито. Для доказу актуальності висунутої проблеми необхідно використовувати не тільки власну оцінку потреб соціального оточення, але й робити посилання на наукові дослідження, виступи представників влади й інших компетентних осіб, а також, у разі потреби, наводити статистичні данні.
При написанні цього розділу необхідно:
• Охарактеризувати ситуацію, що потребує зміни;
• Показати коло тих осіб, яких вона стосується;
• Визначити наслідки впливу даної ситуації;
• Підтвердити значущість, актуальність проблеми кількісними методами, даними наукових досліджень, посиланням на літературні джерела та ін.;
Приклад:
Відомо, що образ сучасної й майбутньої Європи значною мірою визначає Європейський Союз. У зв’язку із цим стратегічний пріоритет нашої держави – інтеграція з європейськими й північноатлантичними структурами – є актуальним. В останні роки в Україні здійснюються зміни в напрямку реалізації цієї стратегії (свобода слова, активність опозиції, політична реформа й т.д.). У той же час досвід країн Центральної й Східної Європи свідчить про те, що досягнення цієї мети можливо лише за підтримки більшості членів суспільства. Особливо це торкається питання вступу до НАТО, тому що при прийнятті такого важливого рішення на державному рівні обов’язково повинна враховуватися воля народу. Однак, як показують результати соціологічних досліджень, зараз громадяни України не можуть здійснити свідомий вибір, оскільки вони недостатньо інформовані. За даними соціологічного опитування, проведеного наприкінці 2006 г Центром економічних і політичних досліджень ім. О.Розумкова, більшість громадян України (51%), характеризуючи рівень своєї поінформованості про НАТО, визначають його як низький або відповідають, що взагалі нічого не знають про Альянс. У дослідженні, проведеному в березні– квітні 2007 г у Кіровоградскій області Інститутом соціокультурного менеджменту (ІСКМ), цей показник виявився значно вищий (56%). Вихід з даної ситуації полягає в підвищенні компетентності з питань євроатлантичної інтеграції тих цільових груп, які безпосередньо формують суспільну думку (журналісти, депутати місцевого самоврядування, працівники системи освіти, лідери неприбуткових організацій), а також в об’єднанні їхніх зусиль у цьому напрямку. Найбільш оптимальною формою вирішення цієї проблеми, на наш погляд, є серія тренінгів з питань євроатлантичної інтеграції, проведених у Кіровоградській області для цільових груп на рівні області, міста й районів.
Мета і завдання проекту. У цій частині заявки необхідно показати, який очікується ефект від реалізації проекту.
Мета – це те, заради чого будуть здійснюватися заходи проекту. Мета, як правило, формулюється у вигляді загального твердження, що важко піддається кількісній оцінці. Призначення мети – показати тип проблеми, з якою має справу грантошукач. При формулюванні мети проекту можна скористатися наступною схемою:
Метою проекту є … (напрямок проекту, конкретний аспект поставленої проблеми) шляхом… (спосіб реалізації проекту).
Спрямованість проекту може бути виражена такими словами: збереження, створення, сприяння, розповсюдження, забезпечення.
Завдання – конкретні досягнення, що піддаюся виміру, спрямовані на вирішення проблеми і здійснення мети проекту. Тому потрібно уникати слів, що показують процес, а використовувати слова, що означають його завершеність.
Не можна використовувати слова: підтримувати, покращувати, посилювати, сприяти, координувати, перебудовувати.
Потрібно використовувати слова: підготувати, розподілити, зменшити, збільшити, організувати, виготувати, встановити порядок.
Формулюючи завдання, важливо використовувати критерії SMART: Загальні вимоги до написання розділу “Мета і завдання проекту”:
• Обсяг – 0,5 – 1 стор.
• Мета і завдання повинні логічно випливати з постановки проблеми;
• мета – загальний результат, завдання – конкретні результати.
Приклад:
Проект спрямований на адаптацію звільнених із ВТЗ до умов життя на свободі шляхом реалізації учбово-методичного комплексу по коригуванню девіантної поведінки.
Для досягнення зазначеної мети передбачається вирішити такі ззавдання:
• Провести учбово-практичний семінар “Динаміка особистості засудженого і виховний процес у ВТЗ” для 30 співробітників ВТЗ Кіровоградської та Черкаської областей;
• Організувати випуск щоквартального бюлетеня “Як домогтися успіху на свободі?”і поширити його у виправнотрудових закладах України;
• Розробити навчальний курс “Виправно-трудова психологія і провести його апробацію у 4-х ВНЗ України.
Стратегія досягнення мети (методи і заходи). Мета проекту реалізується за допомогою конкретних заходів і методів.
Можливі такі види заходів під час реалізації мети проекту:
• Організація і проведення семінарів, тренінгів, конференцій, конгресів;
• Видання і поширення літератури;
• Опитування населення;
• Розробка програмних продуктів;
• Розробка проектів і технічної документації;
• Проведення експериментів;
• Зйомки фільмів;
• Проведення моніторингових досліджень;
• Організація і проведення громадянських акцій та ін.
На основі цього розділу розробляють календарний робочий план проекту і робочої схеми проекту (іноді ці документи включають у додаток). Для упорядкування плану реалізації проекту можна використовувати таку схему: Основні вимоги до написання цього розділу:
• Обсяг – 1-5 сторінок;
• Відповідність заходів меті і завданням проекту;
• Описати заходи й аргументувати причини їх вибору;
• Зазначити відповідальних за проведення заходу, а також визначити, як будуть здійснюватися заходи;
• Викласти послідовність проведення заходів і зазначити ресурси, необхідні для їх виконання;
• Пояснити, кому служить проект, тобто описати аудиторію потенційних користувачів;
(Приклад написання цього розділу у додатку №2)
Оцінка і звітність. При втіленні стратегії в життя і грантодавцю, і керівнику проекту необхідно мати своєчасний зворотній зв’язок, за допомогою якого встановлюється контроль, перевірка діяльності НДО по досягненню мети і завдань проекту. Об’єктивний аналіз результатів служить підставою для внесення коректив у діяльність організації для вдосконалення змісту, методів, форм досягнення запланованої мети. Результати контролю реалізації методів і заходів проекту виражається в їхній оцінці.
Оцінка проекту – це процес збору й аналізу інформації для визначення відповідності виконаних у ході його реалізації завдань і запланованих заходів поставленій меті.
Оцінка дозволяє визначити:
• Наскільки змінилась ситуація, описана в розділі “Постановка проблеми”
• Чи не призвела реалізація проекту до якогось неврахованого ефекту (негативного чи позитивного) ;
• Які чинники сприяли успіху, а які заважали досягненню мети.
Оцінка повинна бути об’єктивною. Велике значення для реалізації цієї вимоги мають чітко розроблені показники, за якими варто оцінювати проект.
Показники – це кількісні і якісні критерії, які лежать в основі вимірювання й оцінювання досягнення поставлених у проекті мети і завдань.
Наприклад:
Мета: Інформування населення про екологічний стан регіону: рівень його забруднення, можливі міри профілактики захворювань і шляхи подолання екологічної кризи.
Завдання: організувати на регіональному телебаченні щотижневу програму, що забезпечувала б населення важливою для їхньої життєдіяльності екологічною і культурно-історичною інформацією:
Показники:
• Рейтинг екологічної передачі серед інших програм регіонального телебачення.
• Думка телеглядачів до і після передачі по відпрацьованій методиці
Близьким до оцінки є поняття “моніторинг”.
Моніторинг – це безперервний процес накопичення інформації зі всіх аспектів проекту для визначення ходу виконання й остаточного завершення запланованих заходів, а також про їх сприяння досягненню мети.
У процесі моніторингу керівник стежить за дотриманням графіку роботи, находженням ресурсів, ефективністю проведених заходів. За результатами моніторингу в будь-який момент можна встановити чи виконується проект відповідно до затвердженого плану.
У процесі моніторингу важливо уточнити:
• Що саме підлягає моніторингу (час здійснення заходів; зарплата і премія; умови замовлення і доставки товару: дані про людей, що одержали послуги або пройшли навчання та ін.);
• Яку інформацію збирати (розклад заходів; платіжні підтвердження; товарні реєстри; резюме співробітників і т.п.);
• Хто збирає інформацію (менеджер проекту; фінансові органи; громадські працівники; викладачі і т.д.) ;
• Хто використовує інформацію ( організація, що фінансує; аудитор; місцевий керівник і т.п.);
• Як використовувати інформацію ( переконатися в наявності засобів; визначити структуру виплат за послуги; надавати робітникам рекомендації щодо кар’єри і т.д.);
• Які рішення можна приймати (переглянути бюджет; визначити відповідність посаді; переглянути стратегію проекту і т.д.
Отже, моніторинг – безперервний процес. Система моніторингу повинна бути розроблена ще до початку реалізації проекту і внесена в його робочий план. Спочатку моніторинг здійснюється самими співробітниками проекту. На наступному етапі моніторинг здійснює донор. Виїжджаючи на місця, вивчаючи регулярні звіти менеджера проекту, спонсор одержує інформацію про стан справ в просуванні до метиі.
Розділ “Оцінка і звітність” повинен показати грантодавцю, що організація володіє механізмами, які дозволяють реально оцінити результати діяльності.
Основні вимоги до цього розділу:
• Наявність плану оцінки досягнення цілей;
• Наявність плану оцінки і коригування роботи в процесі виконання проекту;
• Чіткі критерії оцінки;
• Конкретизація осіб, що проводять оцінку;
• Методи добору даних і засоби їхнього аналізу;
• Конкретизація форми звітності.
Приклад:
Оцінка і звітність.
Для ефективності реалізації проекту передбачається:
• Одержати відгуки від адміністрацій вузів, де проводиться апробація курсу “Виправно-трудова психологія”;
• Одержати відгуки від ВТЗ України, у які надсилався інформаційний бюлетень “Як домогтися успіху на свободі?”;
• Провести анкетування учасників семінару з проханням самооцінки отриманих знань, умінь і навичок.
Об’єктивними показниками успішності реалізації проекту будуть:
• кількість вузів, що побажали впровадити в навчальний план юридичних факультетів розроблений навчальний курс;
• Кількість випрано-трудових закладів України, що побажали отримувати бюлетень “Як досягти успіху на свободі”?
• Кількість учасників семінару і їх географія
Моніторинг буде проводитися організацією “Смолоскип” і представниками підтримуючих організацій.
Проект передбачається реалізувати в три етапи. Відповідно будуть подані два проміжних звіти і заключний звіт.
Бюджет. Бюджет – найбільш значуща частина заявки, що старанно вивчається донором. Люди, що читають заявки і вирішують питання доцільності фінансування проектів, як правило, прекрасно орієнтуються в питаннях вартості устаткування, орендної плати, заробітної плати й ін. Укладаючи бюджет, необхідно постійно пам’ятати про метуі проекту. Ця частина проекту повинна обов’язково відповідати описовій частині проекту і доводити його реалістичність. Різноманітні грантодавці пред’являють різноманітні вимоги до упорядкування бюджету, тому необхідно попередньо ознайомитися зі специфікою цих вимог, відображених в інструкції відповідної донорської організації.
Бюджет звичайно складають після написання проекту, тому що він повинен мати достовірну, перевірену інформацію. Бюджет складається в доларах США і передбачає можливу інфляційну поправку. У бюджеті показуються інші джерела фінансування. Якщо заявник припускає для реалізації проекту використовувати власне помешкання або устаткування, то ці витрати включаються в бюджет як власний внесок.
У бюджеті обов’язково вказується вартість одиниці, кількість одиниць, тривалість проекту, наявність спонсорської підтримки, необхідні засоби, вартість кожної окремої категорії і загальної вартості проекту. Гарний бюджет містить точні суми і показує, звідки вони беруться. Варто уникати необґрунтованого округлення сум. Наприклад, якщо якесь устаткування коштує 438 $, у бюджеті необхідно зазначити саме цю суму, а не 400. Якщо заплановано 5 поїздок із Кіровограда в Київ, то треба написати: 5 поїздок із Кіровограда в Київ х 10,2 $ = 60 $.
Така точність покаже читачу, що граншукач орієнтується у витратах і серйозно підготувався до реалізації програми.
До бюджетних категорій можна віднести таке:
• Штатний розклад (заробітна плата) ;
• Консультанти;
• Відрядження: проїзд, добові, готель;
• Прямі витрати: оренда приміщення, офісні витрати, телефон, поштові витрати, комунальні послуги, Інтернет;
• Устаткування: комп’ютер, факс, ксерокс;
• Непрямі витрати;
• Фахова підготовка;
• Інші виплати;
• Поправка на інфляцію.
Всі ці категорії можна об’єднати в три групи:
1. Оплата праці.
2. Основні прямі витрати.
3. Непрямі витрати.
Розділ “Оплата праці” може містити в собі:
• Зарплату і гонорари.
• Консультативні і контрактні послуги.
• Допомога і податки.
Підрозділ “Зарплата і гонорари” включає всіх робітників, задіяних у реалізації проекту, за винятком консультантів і тих, хто надає послуги за контрактом.
Робітники, що реалізують проект, підрозділяються на постійно працюючих (повний робочий день) і тимчасово працюючих. Для останньої категорії необхідно зазначити частку робочого тижня у відсотках.
Посадові оклади звичайно призначаються як середнє арифметичне по відповідному фаху.
Для даного підрозділу можна використовувати таку типову форму: У графу “Повна сума” вноситься загальна сума коштів, необхідних для оплати праці кожного робітника. У графі “Наявна сума” вказується зарплата, одержувана співробітником з інших джерел. Сюди ж включаються засоби, надані на безоплатній основі (наприклад, хтось виконує визначений обсяг роботи безкоштовно, на добровільній основі). У графі “Сума, про яку запитується” вносяться кошти, які організація просить у донора.
Підрозділ “Консультативні і контрактні послуги” включає виплати робітникам, найманим за договором (контрактом), а також консультантам. При цьому тут можна визначити кількість днів роботи і суму оплати. Якщо для консультантів і контрактних робітників передбачені добові і транспортні витрати, то вони заносяться в розділ “Основні прямі витрати”. Консультант або контрактний робітник можуть виконати певну частину роботи безоплатно. У цьому випадку ці витрати проставляються в графі “Наявна сума”.
У підрозділ “Допомоги і податки” включають витрати на додаткові виплати співробітникам (медичне страхування, соціальні виплати і ін.), а також податкові відрахування в держбюджет.
Визначальним документом в упорядкуванні цього підрозділу є податкове законодавство по заробітній платі.
У розділ “Основні прямі витрати” включають витрати на:
• Приміщення і комунальні послуги;
• Оренду і покупку устаткування;
• Видаткові матеріали;
• Витрати на відрядження і транспортні витрати; Інші прямі витрати.
Для написання цього розділу використовують таку типову форму: У розділ “Непрямі витрати” включають ті витрати, що важко зв’язати з якоюсь конкретною діяльністю, проте ці витрати необхідні для нормального функціонування проекту. Наприклад, зношування основних фондів або амортизація капітального устаткування, загальні комунальні витрати.
Додатки. Звичайно фонди самі вказують, що саме вони хотіли б одержати в якості додатка. Найбільш поширеним є такий перелік документів:
• Супровідний лист;
• Інформація про організацію виконавця;
• Робочий план проекту;
• Організаційна схема;
• Список посад і посадових обов’язків персоналу;• Біографічні дані учасників проекту;
• Обґрунтування необхідності закупівлі устаткування й інших ресурсів;
• Рекомендації і листи підтримки.
* – Азарова Т.В. Абрамов Л.К. Ресурсне забезпечення громадських ініціатив – Кіровоград: ІСКМ, 2008 – 100 с., розділ 6.