Ефективність вебінарів залежить від того, наскільки добре Ви їх плануєте і організовуєте. Для будь-якого вебінару, особливо першого, потрібна серйозна підготовка. Ця стаття присвячена тому, як правильно поетапно організувати свій час у підготовці до вебінару, щоби він був успішним.
У ЯКІ ДНІ КРАЩЕ ПРОВОДИТИ ВЕБІНАР?
Згідно з дослідженням, проведеним компанією ON24, середа і четвер є оптимальними днями для проведення вебінарів, з точки зору кількості учасників. Якщо Ви проведете вебінар у ці дні, він, швидше за все, буде більш успішним.
О КТРІЙ ГОДИНІ КРАЩЕ ПРОВОДИТИ ВЕБІНАР?
Починати вебінар рекомендується не раніше 10.00 ранку і не пізніше 18.00. Результати дослідження також показують, що 11 ранку – це оптимальний час для проведення вебінару.
ЗАПРОШЕННЯ УЧАСНИКІВ ДО УЧАСТІ У ВЕБІНАРІ
Про вебінар необхідно інформувати його учасників принаймні за 1-2 тижні до дати його проведення. Знову ж таки, згідно з результатами дослідження – 25% користувачів реєструються в день вебінару. Однак ще 23% реєструються за 2 тижні до початку вебінару. Тому, якщо почати заздалегідь, Ваші шанси зареєструвати більшу кількість людей зростають. Дані дослідження також свідчать про те, що вівторок, середа та четвер – це найкращі дні для відправки листів з нагадуванням про вебінарі.
НАСКІЛЬКИ ТРИВАЛИМ ПОВИНЕН БУТИ ВЕБІНАР?
Згідно з результатами дослідження (ON24) аудиторії подобаються більш тривалі вебінари. Учасникам здається, що вони отримують більш цінну інформацію, а тема достатньо викладена. Але вебінар може тривати стільки, скільки вимагають його зміст, особливості аудиторії, конкретні завдання заходу. Оптимальний час – від 45 хвилин (освітній вебінар або практичний тренінг) до 3 годин (наукова онлайн-конференція або круглий стіл, що не припускають активної участі слухачів).
Користувачі слухають вебінар в середньому протягом 55 хвилин. Таким чином, для досягнення оптимальних результатів краще планувати вебінар тривалістю від 45 до 60 хвилин.
ІНФОРМУВАННЯ УЧАСНИКІВ ПРО ПОЧАТОК ВЕБІНАРУ
За годину та за 10 хвилин (повторно) до початку вебінару необхідно розіслати учасникам нагадування з активним посиланням на доступ до вебінару. Нагадування можна відправити через розсилку в соцмережах або месенджерах (якщо у вас є номери телефонів учасників). Відсоток відкриття електронних листів на пошті, як правило, нижче, ніж у повідомлень в соцмережах/месенджерах. До того ж електронні листи іноді потрапляють в спам. Може бути, що той, хто записався на вебінар, взагалі не отримає ваше повідомлення.
ДІЇ ПЕРЕД ПОЧАТКОМ ВЕБІНАРУ
За 30 хвилин до вебінару необхідно:
– Перезавантажити комп’ютер, провірити інтернет зв’язок.
Мінімальна швидкість інтернету для проведення вебінару з одним ведучим – 1,5 Мбіт/сек. Якщо ви хочете підключити більше спікерів і використовувати демонстрацію екрану у високій якості – швидкість повинна бути не менше 5 Мбіт/сек. Ще один момент – продумайте, що ви будете робити, якщо інтернет раптом відключиться. Простий вихід – мати поруч телефон з режимом модема.
– Відключити паралельні процеси, програми, перевірка роботи платформи для вебінару.
Перед початком вебінару обов’язково зробіть тест. Навіть якщо платформа вже знайома – тест все одно потрібен. Спробуйте переключити презентацію, написати в чаті, перевірте функцію підкріплення додаткових матеріалів.
– Провести тестування звуку, картинки.
Підключіть навушники і мікрофон, буває так, що бездротові навушники розряджаються або від’єднуються у невідповідний момент. На цей випадок тримайте поруч провідні – вони надійніші. Не використовуйте вбудований в ноутбук мікрофон, тільки зовнішній. Підійде будь-який мікрофон в навушниках, або гарнітура від смартфона. Важливий момент: перевірте, що провідний мікрофон не стукає про намисто або не доторкається до светру чи піджаку. Якщо ви часто проводите вебінари, можна купити петличку.
Якщо ви знімаєте не в професійній студії, перевірте якість зображення. У більшості ноутбуків вбудована веб-камера знімає розмито або піксельно. Запишіть відео або зробіть фото на камеру комп’ютера, щоб перевірити якість зйомки. Якщо зображення не влаштовує, завчасно придбайте недорогу зовнішню веб-камеру.
– Вимкнути оповіщення, відключити звук на мобільному.
Переконайтеся, що на час вебінару вас ніщо не буде відволікати. Вимкніть вібрацію на телефоні і розумних годинниках. Вимкніть повідомлення на ноутбуці.
– Підготувати (за необхідності) додаткове освітлення.
Виберіть фон і сядьте перед джерелом світла. Фон для вебінару повинен бути нейтральним – підійде світла стіна позаду. Удома можна використовувати природне світло. Якщо вікна поруч немає, намагайтеся зробити картинку більш світлішою. Використовуйте кілька джерел світла (настільна лампа, кільцева лампа) і стежте за тим, як тіні падають на обличчя.
– Попередьте колег, сусідів, рідних.
Попередьте тих, хто з вами в квартирі, що ви зайняті і до вас не можна заходити.
За 10 хвилин
Тим, хто часто веде вебінари, потрібно працювати над голосом системно. Якщо ви робите це час від часу, приділіть 10-15 хвилин розминці. Інакше голос буде звучати високо або неприродньо. А ще – зв’язки швидко втомляться і почнуть сідати. Тому необхідно:
– Прийти у стан спокою (чай, дихання, гімнастика та інші техніки)
– Зробити вправи для голосу та артикуляції (скоромовки, мімічні вправи)
– Підготувати собі склянку води (без газу, кімнатної температури).
За 1-5 хвилин
Увімкніть запис, покладіть поряд сценарій та всі необхідні роздаткові матеріали.
Все, тепер ви готові до вебінару. Така ретельна підготовка допоможе вам провести захід більш спокійно, впевнено і продуктивно. Вебінар вимагає чіткої організації, тому потрібно виділити час і старанно крок за кроком підготуватися. Вдалих вебінарів!
Матеріал підготовлений в рамках проєкту “Інструменти розвитку місцевої активності в умовах кризи” , що реалізується Інститутом соціокультурного менеджменту за фінансової підтримки Black Sea Trust for Regional Cooperation a project of the German Marshall Fund
Відповідальність за інформацію, наведену у матеріалі, несуть автори.