Значна питома вага у будь-якому виді інформаційного простору належить масовій комунікації, тобто, систематичному розповсюдженню повідомлень через пресу, радіо, телебачення.
Рішення будь-якої соціально важливої проблеми на місцевому рівні повинно базуватися на тісному зв’язку тих, хто її вирішує, з засобами масової інформації. Яку користь мають групи, що вирішують соціальну проблему?
По-перше, постійно налагоджуються та укріплюються через ЗМІ зв’язки з членами всієї територіальної громади. Це дозволяє формувати громадську думку, об’єднувати усіх, хто хоче і може допомогти.
По-друге, підвищується рейтинг популярності групи (НДО, ініціативні групи), її зачинання здобувають масову підтримку.
По-третє, група, дякуючи гласності, може організувати співпрацю зі спонсорами, бізнесом, органами місцевого самоврядування, людьми найрізноманітніших професій, віку та віри.
По-четверте, популяризуються та просуваються окремі проекти, що реалізуються НДО, ініціативними групами.
Преса, зазвичай, з бажанням публікує матеріали, що дають фонову інформацію до новин, а також статті, нариси на тему дня чи загального характеру. Тут відкриваються широкі можливості для співпраці з журналістами, котрі завжди мають потребу в нових ідеях, конструктивних пропозиціях.
Одним з найпоширеніших способів передачі інформації в пресі є інформаційне повідомлення або прес-реліз.
Прес-реліз – це повідомлення для преси, у якому коротко описано подію та повідомлено куди звертатися за додатковою інформацією.
Прес-релізи має кожна редакція, а перевага надається тим повідомленням, які виконані на високому професійному рівні: відрізняються точністю та лаконічністю викладу, містять конкретні факти, які викликають у читача зацікавленість.
Прес-реліз – це, по-суті, розповідь про новину. Це може бути коротке повідомлення про створення нової громадської організації, про отримання гранту від благодійної організації, фонду, інформація про підсумки діяльності волонтерів, про послуги, які отримали клієнти організації та ін.
Головне призначення прес-релізу – подати ЗМІ інформацію, котра викличе інтерес у потенційних клієнтів організації та підійме її престиж.
Вірно організувати подання інформації допоможуть картки розміром 9х 15 см: на картці напишіть тему, яку ви хочете викласти одним абзацом;
• під кожною темою напишіть усе, що стосується неї;
• якщо абзац вийде довгим, перепишіть його кілька разів, поки він не скоротиться максимум до чотирьох речень не більше ніж 20 слів у кожному;
• розкладіть картки за важливістю поданої в них інформації.
До наступного після першого абзацу тексту ставляться наступні вимоги:
• Подавати деталі у порядку їх значущості та інтересу, який вони можуть викликати: на початку релізу подається більш значуща інформація.
Форма викладу не повинна бути перевантаженою,
натомість, вона має нагадувати розповідь свідка.
• Речення мають бути короткі та прості за
конструкцією -уникайте багатослівних
визначень, але при цьому ніколи не жертвуйте
фактами, формуйте речення у стилі декларації:
(“Як повідомляє… Центр підтримки творчих ініціатив
розпочав роботу з …”); меньше вживайте
підрядних конструкцій (“Екологічний рух
України, який цього року …); уникайте
сполучників і та але, намагайтеся користуватися крапкою або крапкою з комою.
• Абзаци мають бути короткими.
• На кожну додаткову деталь відводьте окремий абзац. Така будова дасть змогу редактору перегрупувати абзаци, не змінюючи їх внутрішнього змісту а також дозволить у випадку необхідності скоротити текст повідомлення.
• Обирайте знайомі слова. Слова, зрозумілі професору інституту, можуть виявитися незнайомими домогосподині, продавцю. Ретельно перевіряйте написання та вживання термінів.
• Заголовок має бути коротким, інформативним та цікавим. Вдалий заголовок – половина успіху усього матеріалу.
• Надавайте перевагу дійсному, а не пасивному способу. Наприклад:
“Вчора відкрилась виставка”, а не “Виставка, відкрита вчора”.
• Емоції, виражені вами, мають бути позитивними.
• Уникайте абревіатур.
• Використовуйте цитати, вони пожвавлюють
розповідь і роблять її особистісною.
Який вигляд повинен мати прес-реліз?
• Використовуйте спеціальний папір для прес-релізів чи папір з відповідним логотипом.
• Текст має бути акуратно надрукованим.
• Вказуйте дату.
• Якщо ви вдаєтеся до обмежень, надрукуйте ваші інструкції великими літерами у верхній частині прес-релізу.
• Завжди друкуйте через подвійний інтервал, це дозволить помічнику редактора вписати інструкції для машиністки чи складача.
• Залишайте широкі поля (приблизно З
сантиметри) з обох боків сторінки, щоби помічник
редактора зміг вписати свої зауваження.
• Використовуйте папір формату А4 (формат, що
найчастіше використовується).
• Ніколи не переносьте частини речення на
наступну сторінку: часто сторінки одного прес-
релізу потрапляють до різних складачів і такі
речення можуть викликати ускладнення.
• Заголовок прес-релізу має бути простим, а не
хитромудрим (залиште це за редактором) –
коротке речення, що визначає сутність заходу.
• Пронумеруйте сторінки прес-релізу і, починаючи
з другої сторінки та далі, вставте контрольний
рядок-якщо прес-реліз більший ніж дві сторінки,
то в кінці кожної зробіть напис «див. далі», який є
загальновизнаною вказівкою на те, що матеріал
на цій сторінці не закінчується.
Спостерігайте за прес-релізом.
Це на стільки ж важливо, як і написання прес-релізу. Необхідно підготувати його за день-два до акції.
3″ясуйте строки подачі матеріалів до місцевих засобів масової інформації та постарайтесь не турбувати дзвінками редакцію поза цим терміном.
Зателефонуйте редактору відділу новин (чи тій людині, з якою ви підтримуєте контакт) і поціквавтесь, чи не вийшов у світ ваш прес-реліз.
Якщо він не вийшов друком (чи ваш співрозмовник ще його не бачив), то коротко опишіть зміст (докладіть зусиль щоб заінтригувати його) та надішліть ще один екземпляр факсом.
Добре мати список людей для контакту з числа спеціалістів вашого регіону (наприклад, журналістів, що висвітлюють проблеми, пов”язані з екологією), постійно його поновлюючи.
Уважно слідкуйте за газетами, телепередачами та ін. щоб знати про події, що відбуваються. Це допоможе у складанні графіків, дасть змогу уникнути суперечливих повідомлень.
Переконайтесь, що представники засобів масової інформації, що контактують з вами, знайомі з діяльністю вашої організації і знають те, на чому ви добре знаєтесь. Вони мають потребу у експертах і звертатимуться до вас за консультацією.
Зберігайте копії прес-релізів та матеріалів, які до них не увійшли.
Прес-реліз можна надіслати до редакції з приводу будь-якої важливої події у житті вашої організації. Якщо редакція й не завжди зможе скористатися цими матеріалами, все ж регулярна інформація підвищить шанс її оприлюднення. Трапляється так, що назва вашого прес-релізу співзвучна матеріалу передовиці.
Якщо ваші прес-релізи відрізнятимуться високим професіоналізмом, ви перетворитесь на постійне джерело інформації для редакції.
Назва вашої організації запам”ятається читачеві, що сприятиме іміджу справи, якій ви слугуєте.
Прес-реліз обов”язково вручається журналістам на прес-конференціях. Тільки після вручення прес-релізу присутнім його можна розсилати по редакціях тих газет, які не були репрезентовані на прес-конференції.
Однією з форм зв’язку громадян з засобами масової інформації є листи в газету. Розділ листів у газеті – один з тих, що користуються найбільшою популярністю, поступаючись тільки піршій сторінці. З листом до місцевої газети зможуть ознайомитись десятки тисяч громадян.
Для редакторів газет важливо отримувати листи від своїх читачів. їм приємно отримувати хороші листи, часто вони прагнуть викликати громадську дискусію за газетними матеріалами, а такі листи свідчать про зацікавленість читачів тими матеріалами.
Ви можете мати немало приводів для написання листів у газету:
• привернути увагу до проблеми чи не давати змоги громадськості забути про неї;
• виправляти наслідки повідомлення, що не відповідало дійсності, чи вирішувати суперечку;
• виразити свою підтримку чи непогодження з окремими особами чи організаціями;
• звернутися до добровольців з закликом про допомогу обладнанням чи навіть коштами;
• подякувати за підтримку, наприклад, за добрі результати кампанії по залученню коштів
(можете скористатися з цього приводу для наступного інформування про ваші кампанії –пояснюючи, наприклад, як використовуються ці кошти).
Коли писатимете листи, не забувайте: Найчастіше читають листи довжиною в одне речення.
Найімовірніше, оприлюднюватимуться листи короткі та прості.
Спромагайтесь обмежитися максимум 160 словами, інакше ваш лист можуть скоротити. Якщо ви відчуваєте, що не вкладаєтесь в рамки 160 слів, напишіть листа так, щоб він не втрачав цілісності навіть при скороченні на один-два абзаци.
У хорошому листі міститься одне положення, намагайтесь викласти його чітко, стисло. Ніколи не намагайтесь викласти у одному листі більше трьох положень – ви ризикуєте втратити увагу читачів.
Як і прес-реліз, лист має привернути увагу вже першим абзацом, отже відразу переходьте до справи.
Намагайтесь знайти зачіпку і пов”язати її з проблемою.
Більшість людей знають про проблему не так вже й багато, так що викладайте її доступно. Уникайте жаргонних виразів. Корисно навести якийсь кумедний випадок, але не перевантажуйте його.
Просто поставте питання – це викличе сумніви та одразу відкидає поширені уявлення.
Надайте листу особистісного відтінку. Такі листи діють найкраще.
Не будьте занадто розумними, агресивними та не вчіть інших – навіть якщо це виправдано; це принижує читача.
Зробивши начерк листа, покажіть його комусь іншому. Його (її) зауважання можуть стати в пригоді.
Надрукуйте лист. Якщо ви пишете листа від руки, намагайтесь, щоб він добре читався.
Читачі менше пишуть листів у газети під час «мертвого сезону» (з середини червня до початку вересня) та під час різдвяних свят – так що у цей час у вас буде більше шансів на оприлюднення вашого листа.
Не забувайте про кінцеві терміни подання листів для публікації, оскільки колонка листів до редакції верстається в першу чергу. Ці терміни мають бути вказані в
газеті у розділі листів.
Навіть якщо ваш лист не опубліковано, він все рівно може мати вплив. Той факт, що кілька чоловік написали листи на одну й ту ж тему, може спровокувати редактора опублікувати кілька листів, що виражають протилежні точки зору. Це дозволить редактору переконатися, що проблема існує.
Важливим способом просування і популяризації підходів до рішення соціальних проблем є інтерв’ю на радіо і телебаченні.
Інтерв”ю – це жанр публіцистики, бесіда журналіста з одним чи кількома особами з актуальних питань.
Якщо вас попрохали дати інтсрв”ю на радіо чи телебаченні, з”ясуйте відповіді на наступні питання:
• Що то за програма?
• Яку інформацію про вашу організацію вони мають і чому вони бажають взяти у вас
інтерв”ю?
• Про що вас можуть запитати і як довго
дозволять говорити?
• Чи буде інтерв”ю транслюватись у прямому ефірі чи в записі?
• Хто у вашій організації може зробити це найкраще?
Десять корисних порад для того, кого будуть інтерв”ювати:
• Хто інтерв”юватиме і про що хоче дізнатися? Він запитає: Хто? Що? Де? Коли? Чому? (безпосередньо чи опосередковано).
• Де і коли використовуватиметься інтерв”ю? Коротке повідомлення у випуску новин,
• Поміркуйте, чи ви є найкращою кандидатурою для інтерв”ю, чи не запропонувати колезі?
• Напишіть три основні теми, які бажаєте висвітлити. Чи вони включені до інтерв”ю?
• Не беріть з собою записів, просто запам’ятайте
кілька основних положень.
• Користуйтеся веселими історіями – це
пожвавить розповідь та проілюструє ваше
інтерв”ю.
• Висловлюйтесь образно та без жаргону.
• Намагайтесь добре виглядати – невербальна комунікація теж важлива.
• Виказуйте позитивні емоції. Уважно слухайте запитання. Якщо треба виграти час для
відповіді на складне питання, не відповідайте одразу – попрохайте його повторити.
• Не нервуйтесь. Ні в якому разі не відмовляйтесь
говорити далі. Радіо- і тележурналісти не
полюбляють мовчання.
1 ще декілька порад:
• Намагайтесь не давати занадто багато
інформації та цифр. Слухачі не в змозі
запам’ятати всього і їх пам”ять залишить щось
одне.
• Не почувайтеся обмеженим тільки рамками
поставлених питань. Відповідаючи на них,
користуйтеся прикладами та, якщо вважаєте за
потрібне, подайте додаткову інформацію.
• Якщо вам поставили питання, на яке ви не
знаєте відповіді, говоріть про те, що вам відомо. Це створить враження, що ви вцілому розумієтесь на проблемі.
• Виразно проводьте думку, яку ви хочете довести до слухачів чи глядачів.
• Ретельно готуйтесь до виступів.
Коли необхідно надати вичерпну інформацію про проект, що реалізовано чи який ще діє, необхідно проводити пресс-конференцію.
М. Поплавський в книзі “Азбука Паблік Рілейшнз’ 97″ так описує методику підготовки і проведенняя прес-конференції:
“Однією з найбільш ефективних форм зв”язку з громадськістю є прес-конференція. Питання полягає в тому, як організувати її щоб вона набула належного резонансу у ЗМІ… Успіх прес-конференції визначається не стільки кількістю публікацій про неї, скільки характером цих публікацій.
Є ціла низка класичних вимог до організації та проведення прес-конференцій, однак, часто успіх залежить від неординарних ситуацій, котрі, безумовно, мають бути передбаченими спеціалістом з ПР…
Чемність, гостинність, хороші манери – невід’ємні вимоги до поведінки організаторів. Гості, перед усім, мають відчувати, що вони бажані учасники акції. Уважне, доброзичливе до них ставлення передбачає одночасно і необхідність суворого дотримання ними відповідного регламенту як під час офіційної частини прес-конференції, так і пізніше, під час коктейлю чи фуршету…
Важливо, щоб на прес-конференції не лишилось жодного питання, на яке не прозвучало відповіді. Навіть тоді, коли пряма відповідь на питання журналістів неможлива чи небажана, уникати її неможна. Краще запевнити репортерів у тому, що вичерпну відповідь вони отримають на слідуючій зустрічі.
Ведучий прес-конференції зобов”язаний уважно слідкувати за тим, щоб було надано можливість усім бажаючим поставити питання…
Запрошення журналістів на прес-конференцію відбувається у різних формах. Це може бути усне запрошення на рівні особистісно-ділового спілкування безпосередньо чи по телефону.
Можна зателефонувати редакторам відділів новин чи головним редакторам видань, чи запросити персонально.
І, на завершення, можна звернутися до інформаційних агентств з проханням повідомити у матеріалах, які розсилаються, про майбутню конференцію. Письмове запрошення (що є, безумовно, найкращою формою підготовки) відсилається так, щоб його отримали за 5-7 діб до проведення прес-конференції.
У запрошенні треба чітко вказати тему прес-конференції, бажано вказати імена доповідачів. Можна викласти певні подробиці, щоб зацікавити, викликати бажання взяти у ній участь. Точно зазначається дата, час та місце проведення заходів, контактні телефони прес-служби.
Кожна організація… орієнтується на певний контингент громадян (електорат), який зацікавлений у отриманні інформації з перших рук. Так, кожна газета, радіопрограма, кожен телеканал мають свою аудиторію, своїх споживачів інформації.”
* – Азарова Т.В., Абрамов Л.К. Інформаційне забезпечення процесу вирішення соціальних проблем на місцевому рівні – Кіровоград:ІСКМ, 2003 – 116с., розділ 6.