Мета даного етапу стратегічного планування – надати критичний аналіз внутрішнього середовища організації, визначити її сильні та слабкі сторони.
Автори підручника (Стратегічне планування – Львів: ЗУРЦ, 1998, с. 16) рекомендують при цьому звернути увагу на наступні питання:
1) Складання програм – навички, знання, компетентність, досвід працівників, відповідальних за програми та мають відношення до її реалізації. Чи відповідає їх рівень обсягові та характерові роботи?
2) Фінансове управління ресурсами – формування витрат і прибутків. Чи маєте ви відповідні механізми звітування і контролю?
3) Зовнішні зв’язки – з іншими організаціями, засобами масової інформації, урядом, фінансуючи ми організаціями. Чи сприяє роботі вашої організації рівень управління цими зв’язками? Як покращити управління ними?
4) Здатність оцінювати – у штатних та позаштатних працівників. Яких оцінок ви потребуєте? Що вам потрібно оцінювати?
5) Людські якості – координація, співпраця, спілкування.
6) Підзвітність (управління) – стосується штатних працівників, джерел фінансування, урядової клієнтури, тих, хто користується вашими послугами. Наприклад, звітування, передача необхідної інформації і зворотній зв’язок тощо.
Більш впорядкований аналіз сильних і слабких сторін організації можна провести шляхом по елементного розгляду внутрішнього середовища організації. Згідно теорії управління, до основних елементів внутрішнього середовища відносяться:
• людські ресурси;
• фінансові і матеріальні ресурси;
• організаційна структура;
• функціональні елементи організації;
• організаційна культура.
До людських ресурсів відносяться: кадровий потенціал організації (персонал), члени організації, волонтери. Тут важливо приймати до уваги поведінку окремих працівників, груп, характер поведінки керівників, методи їх роботи в ролі лідера і ступінь їх впливу як на окремих працівників, так і на групи. Головними аспектами індивідуальної оцінки діяльності працівника в процесі стратегічного планування є: знання, здібності, талановитість, потреби, цінності, поведінка, вміння працювати в групі, здібності до самовдосконалення і саморозвитку, розуміння і сприйняття цілей організації. Усі ці взаємопов’язані фактори повинні розглядатися в процесі стратегічного планування, як соціотехнічна підсистема, де зміна одного елементу впливає на інші. При аналізі персоналу важливо звернути увагу на наступні питання:
• Чи достатня кількість персоналу в організації?
• Яку кваліфікацію, досвід, знання вони мають?
• Які мотиви спонукають їх до громадської діяльності?
В процесі стратегічного планування важливо проаналізувати кількісно-якісний склад волонтерів:
• Чи достатня кількість волонтерів в організації?
• Яку кількість часу витрачають волонтери на працю в організації?
• Який досвід і кваліфікацію мають добровольці?
Окрім персоналу і волонтерів деякі організації мають членів. На даному етапі планування важливо встановити, які заходи проводить організація для постійного залучення нових членів, наскільки ефективна ця робота?
Аналіз фінансових і матеріальних ресурсів здійснюється в аспекті встановлення ступеня фінансової стійкості НДО у динамічному оточенні. В цьому розумінні важливо з’ясувати:
• Як співвідносяться між собою різні програми? Чи вони починаються і закінчуються в різний час?
• Які джерела фінансування є? Наскільки вони різноманітні?
• Чи є запасні варіанти фінансових та матеріальних коштів?
• Чи відпрацьовані критерії результатів і їх оцінок?
• Чи використовуються матеріальні ресурси централізовано – у декількох (або у всіх) програмах?
• Як співвідносяться між собою витратна і доходна частини бюджетів? Чи достатньо збалансований бюджет?
• Які види доходів має організація: пожертви, індивідуальні внески, прибуток від інвестувань, членські внески, донорська підтримка?
• Наскільки ефективними були заходи по збору коштів?
В результаті аналізу фінансових і матеріальних ресурсів потрібно з’ясувати: чи є в організації фінансова стабільність? Наскільки збалансовані між собою різні джерела фінансування? В якому стані знаходиться приміщення? обладнання? Чи є в наявності необхідні технічні засоби? В теорії управління вироблені критерії для оцінки існуючої структури:
• Ефективніша і менша
• Ефективніші стосунки підпорядкованості
• Зосередження на місії та стратегіях
• Гнучка та чутлива до вимог часу
• Відповідає культурі організації
Ці критерії необхідно враховувати при оцінці сильних та слабких сторін структури організації.
При аналізі функціональних елементів організації необхідно зосередити увагу на характеристиці стратегії, програм, політики, проектів. Важливо при цьому відповісти на питання:
• Чи відповідають ці елементи місії організації?
• Яка ефективність програм, що використовуються організацією?
• Чи конкуренто спроможні вони у порівнянні з тими програмами, що пропонуються на ринку збуту?
Аналіз організаційної культури дає відповіді на наступні питання:
• Якими правилами і нормами керується організація?
• Який вплив вони здійснюють на загальний психологічний фон організації?
На стиль керування і засоби прийняття тих чи інших рішень?
* – Азарова Т.В. Абрамов Л.К. Стратегічне планування діяльності НДО – Кіровоград:ЦПТІ, 2000 – 92 с., розділ 2.5.